Active Sourcing: Definition, Methoden & Prozess für das aktive Recruiting

Bevor wir Dir die verschiedenen Methoden des Active Sourcing vorstellen, klären wir erst einmal, was es mit dem Begriff auf sich hat.

Was genau versteht man unter Active Sourcing?

Active Sourcing ist ein Sammelbegriff für verschiedene Methoden des Recruitings im Personalwesen. Darunter versteht man grundsätzlich die zielgerichtete, proaktive Recherche, Ansprache und Rekrutierung potenzieller Mitarbeiter für ein fremdes oder das eigene Unternehmen. Auch das Vorhaben, sie erst einmal ans Unternehmen zu binden, gehört laut Definition zum Active Sourcing. Eine alternative Bezeichnung ist „Effective Sourcing“. Personen, die es betreiben, bezeichnet man als Active Sourcer.

Entscheidend ist für das Active Sourcing immer eine fundierte Recherche, um den bestmöglichen Kandidaten für eine bestimmte Jobposition zu finden und von der Stelle zu überzeugen. Um sein Interesse daran zu wecken, bietet das Active Sourcing verschiedene Methoden, die Recruiter anwenden können.

Für wen bietet sich Active Sourcing an?

Active Sourcing ist insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen sinnvoll, die noch wenig bekannt sind. Doch Active Sourcing ist im Grunde für jedes Unternehmen geeignet, das vorausschauendes Personal-Recruiting betreibt und für neuartige Wege der Kandidatensuche offen ist – egal ob im Finanz-, IT-, Elektrotechnik- oder Engineering-Bereich. Auch wenn Dein Unternehmen unter dem allgemeinen Fachkräftemangel leidet, ist die Methode sinnvoll. Mit Active Sourcing brichst Du aus der Recruiting-Routine aus und erweiterst Deinen Bewerberpool. Denn mit den üblichen Aktivitäten erreichst Du lediglich die Personen, die auf der Suche nach einer neuen Stelle sind und nicht den gesamten Kandidatenmarkt. Laut den Recruting Trends 2018 (PDF) ist jede zehnte Stellenbesetzung auf Active Sourcing zurückzuführen.

Welche Vorteile bietet es?

Ziel des Active Sourcing ist es zum einen, den Rekrutierungsprozess effizienter zu gestalten und so Kosten zu sparen. Es ermöglicht, passive Kandidaten für eine Position zu erreichen, indem sie sozusagen von Recruitern oder Personalern entdeckt werden. Dadurch können Personaler auch auf Interessenten aus dem eigenen Talent Pool zurückgreifen, wodurch sie bei der Suche nicht von vorne beginnen müssen und so Zeit sparen. In manchen Fällen kann das Active Sourcing auch Kosten sparen, indem das Unternehmen zum Beispiel keine Stellenanzeige schalten muss.

Zum anderen dient das Active Sourcing aber vor allem dazu, qualifizierte Kandidaten und Talente an der richtigen Stelle abzuholen: Nämlich dann, wenn Interesse bei ihnen besteht. Weil es dafür aber verschiedene Anhaltspunkte und entsprechende Kanäle gibt, nutzen Recruiter verschiedene Methoden, die darauf ausgerichtet sind.

Was sind die Nachteile beim Active Sourcing?

Trotz aller Vorteile hat Active Sourcing auch Nachteile: Der wohl gewichtigste ist der, dass die meisten Kandidaten auf diese Recruiting-Methode überhaupt nicht reagieren und Deine ganzen Bemühungen damit umsonst sind. Oft werden Anfragen von Unternehmen als unerwünscht angesehen oder diese Nachrichten nicht ernstgenommen. Oder die angeschriebene Person besitzt zwar ein Profil in den Netzwerken, nutzt dieses aber nur ganz selten.

Ein weiterer Nachteil entsteht, wenn Active Sourcing ohne Plan angegangen wird. Dann entstehen nur hohe Personalkosten, aber es werden keine potenziellen Bewerber vom Unternehmen überzeugt. Auch ist es wichtig, bei der Kandidatenansprache stets einen professionellen Eindruck zu vermitteln.

Laut der Uni Bamberg gibt es sieben verschiedene Methoden & Tools für Recruiter, um Active Sourcing zu betreiben. Dazu gehören die folgenden:

• Karriereseiten
• Talent-Pools
• Referral Sourcing
• Profile Mining über Social Media
• CV Database Search
• Suchmaschinen & Boolesche Befehle
• Karriere-Events

Referral Sourcing? Profile Mining? CV Database Search? Wenn Dir diese Begriffe noch nichts sagen, ist das kein Problem: Denn wir erklären Dir im Folgenden, was damit gemeint ist.

1. Karriereseiten

Die einfachste Art, Active Sourcing zu betreiben, ist eine Karriereseite: Hierbei handelt es sich um eine Website, die Jobinteressenten aufrufen können, um sich bei Deinem Unternehmen zu bewerben. Viele renommierte Konzerne wie zum Beispiel Siemens, mittelständische Unternehmen wie Rimowa oder auch wir selbst von AVANTGARDE Experts veröffentlichen solche Seiten bewusst, um von Fachkräften im Web gefunden zu werden, sie von sich zu überzeugen und für eine offene Stelle zu begeistern.

Diese Methode nutzen vor allem große Unternehmen, aber auch kleinere, um eine Art Bewerbermagneten zu schaffen, sodass letztendlich viele qualifizierte Bewerbungen für vakante Stellen eintreffen. Damit ist für die Personalabteilung ein gesonderter Kanal geschaffen, den sie nutzen kann, um interessierte und motivierte Bewerber zu prüfen, die schon gezielt Interesse zeigen und proaktiv auf das Unternehmen zugehen.

2. Talentpools

Ein Talentpool ist die Datenbank eines Unternehmens, in der Profile qualifizierter Bewerber hinterlegt sind. Der Gedanke dabei: Hier speichern Recruiter Informationen zu Fachkräften, mit denen das Unternehmen in Kontakt gekommen ist. Dazu gehören ehemalige Mitarbeiter, Praktikanten, Messekontakte, Professionals aus anderen Unternehmen oder qualifizierte Bewerber, für die es leider bislang nicht die richtige Stelle gab.

Sinn und Zweck des Talentpools ist es, nicht immer wieder von Neuem Stellenausschreibungen aufsetzen und auf qualifizierte Rückmeldung warten zu müssen. Vielmehr können Personaler und Recruiter auf bereits bestehende Verbindungen zurückgreifen und prüfen, ob es Kandidaten gibt, die für eine offene Stelle infrage kommen. Weil sie die Kandidaten schon kennen, sparen Sie einiges an Zeit, die sie sonst mit dem Beantworten eintreffender Bewerbungen, Terminvereinbarungen und Jobinterviews verbringen würden.

3. Referral Sourcing

Um bei vielversprechenden Fachkräften Interesse an einer offenen Position zu schaffen, nutzen Personaler und Recruiter auch bestehende Kontakte für den Active-Sourcing-Prozess. Dieses Vorgehen bezeichnet man als Referral Sourcing (frei übersetzt: Mitarbeiterempfehlung): Dabei schauen sich Active Sourcer die Kontakte von Fachkräften an, die schon rekrutiert wurden. Die Wahrscheinlichkeit, jemanden mit einer ähnlichen Qualifikation zu finden, ist dabei recht hoch.

Wichtig ist beim Referral Sourcing mit einer gezielten Software zu arbeiten, die genau darauf ausgerichtet ist, den Prozess zielgerichteter durchzuführen, zu vereinfachen und damit auch zu beschleunigen. Verzichten Recruiter darauf, kann es zu verschiedenen Schwierigkeiten kommen:

• Bei großen Unternehmen kommt es häufiger zu vakanten Stellen. Recruiter können Mitarbeiter dann nicht täglich über neue Jobausschreibungen informieren und zu Empfehlungen aufrufen.
• Die Recruiter müssen erst einmal gezielte Profile aller Mitarbeiter anlegen und mit großem Aufwand ermitteln, wer passende Kandidaten kennen könnte.
• Um den Prozess zu kontrollieren bedarf es aufwendiger Listen, die regelmäßig gepflegt werden müssen.

Eine entsprechende Software (sogenannte Empfehlungsmanager) erleichtert den Active-Sourcing-Prozess deutlich, weil hierbei das Vorgehen automatisiert wird. Der Vorteil: Die Recruiter erhalten aufgrund von Profilabgleichen präzise Angaben dazu, welche Mitarbeiter passende Kandidaten kennen könnten. Auf dieser Basis können sie sie gezielt ansprechen und das Referral Sourcing weiter damit koordinieren. Entsprechende Programme bieten zum Beispiel onlyfy, softgarden oder auch firstbird an.

4. Profile Mining über Social-Media-Kanäle

Diese Methode des Active Sourcing kennst Du sicherlich: Wenn Recruiter Dich auf einer Social-Media-Plattform anschreiben und Dich auf ein Jobangebot hinweisen, betreiben sie Profile Mining. Vor allem geschieht das auf Business-Netzwerken wie Xing oder LinkedIn. Das Besondere hierbei: Die Algorithmen sozialer Netzwerke funktionieren semantisch: Das heißt, dass hier besonders die verwendeten Begriffe für Jobbezeichnungen eine große Rolle spielen.

Beispiel: Arbeitest Du selbst im Personalwesen und gibst bei Deiner Jobbezeichnung „Recruiter“ an, wird jemand, der mit dem Begriff „Personaler“ nach Kandidaten sucht, Dich möglicherweise nicht sofort finden.

Wichtig ist für Recruiter bei dieser Methode deshalb, dass sie sich grundlegende Recherche-Kompetenzen für den Umgang mit Suchmaschinen aneignen. Außerdem kommt es bei einer Kontaktaufnahme natürlich auch auf ein professionelles und freundliches Anschreiben an. Wie Du als Recruiter dabei am besten vorgehst, erfährst Du weiter unten.

5. CV Database Search

Die CV Database Search geht einen Schritt weiter als das Profile Mining. Denn beim Profile Mining prüft der Recruiter lediglich grundlegende Daten wie die aktuelle Jobposition, um zu ermitteln, ob eine grundlegende Übereinstimmung zwischen Jobangebot und potenziellem Kandidat vorliegt.

Das Ziel der CV Database Search dagegen ist, komplette Lebensläufe zu nutzen und damit deutlich mehr und präzisere Informationen zu erhalten als beim Profile Mining. Bei einer CV Database, also einer Datenbank für Lebensläufe, hinterlegen registrierte Nutzer ihre Lebensläufe, um von Recruitern auf passende Jobangebote hingewiesen zu werden. Für Recruiter bedeutet das eine deutliche Zeitersparnis: Denn so können sie sich bereits im Vorfeld ein ganzheitliches Bild von einem geeigneten Jobkandidaten machen.

Diese Herangehensweise ist sehr erfolgreich, weil sie über die grundlegendsten Profil-Daten hinaus auch detaillierte Informationen aus einem klassischen Lebenslauf ermittelt. Die CV Database ist demnach eine deutlich präzisere Methode als das Profile Mining.

6. Suchmaschinen & Boolesche Befehle

Eine sehr simple Möglichkeit, um passende Fachkräfte für eine offene Stelle aufzuspüren, ist die Suche mittels Suchmaschinen mit der Verwendung Boolescher Befehle. Dabei geht es um einfache Suchvorgänge bei Google, Bing oder Yahoo, aber vor allem auch um solche auf Karriereplattformen wie Xing oder LinkedIn. Das Besondere ist hierbei aber, dass Recruiter gezielt bestimmte Operatoren als Befehle für die Suchmaschine verwenden. Das sind die Booleschen Befehle. Wichtig ist bei der Arbeit mit Booleschen Operatoren, dass man sie präzise und bewusst einsetzt.

Laut Xing und LinkedIn sind das die wichtigsten Befehle, die Recruiter bei der Plattformsuche kennen sollten:

• AND: Dieser Operator weist die Suchmaschine an, Ergebnisse anzuzeigen, die sowohl den einen als auch den anderen Begriff der Suchanfrage enthalten (account manager AND münchen).
• OR: Dieser Befehl vermittelt der Suchmaschine, dass sie alle Ergebnisse anzeigt, die einen der beiden Begriffe enthalten (vertrieb OR sales OR account).
• NOT: Die Suchmaschine zeigt ausschließlich solche Ergebnisse an, die den einen Term enthalten, den anderen dagegen nicht (account manager NOT sales).

• * (Wildcard): Wird eine Suchanfrage mit der Wildcard gekennzeichnet (key account*), zeigt die Suchmaschine alle Ergebnisse an, die den Wortlaut vor dem Sternchen enthalten (also Key Accounter, Key Account Manager, Key Accountant etc.).
•  „“ ­(Anführungszeichen): Die Suchmaschine soll nur Ergebnisse mit exakt dem eingegebenen Wortlaut auffinden („Senior Key Account Manager“).

7. Karriere-Events

Abschließend sind Karriere-Events natürlich auch eine Form des Active Sourcing. Anders als bei den bislang genannten Methoden erfolgt die Akquise potenzieller Mitarbeiter hier nicht digital, sondern durch persönlichen Kontakt vor Ort. Ein besonderer Vorteil von Karriere-Events wie Jobmessen oder Recruiting-Tagen ist, dass man von Angesicht zu Angesicht eine Bindung aufbauen und persönlich überzeugen kann. Das gilt sowohl für den Personaler als auch den Kandidaten. Zudem ist es viel einfacher, wichtige Informationen in Erfahrung zu bringen und zu checken, ob alle wichtigen Voraussetzungen für ein Arbeitsverhältnis erfüllt sind oder nicht.

Zudem lassen sich Karriere-Events sehr gut mit anderen Active-Sourcing-Methoden kombinieren:

• entweder um davon ausgehend den entstehenden Kontakt zu vertiefen (mittels anschließender Aufnahme in den Talentpool oder Hinweis auf die Karriereseite des Unternehmens)
• oder aber durch eine gezielte Einladung persönlich zu gestalten (etwa nach vorherigem Kontaktieren mittels Profile Mining).

Sicherlich kann auf dieses Instrument in Zeiten der Corona-Pandemie nicht zurückgegriffen werden. Dennoch gibt es zahlreiche digitale Formate, die zwar kein Live-Event ersetzen, aber immerhin zum Active Sourcing genutzt werden können. Nutze zur Vorbereitung auf Deine digitalen Kennenlerngespräche gerne unsere 10 Tipps für Dein Video-Interview!