Desk Sharing: Vorteile, Nachteile & Regeln fürs Büro

Unser Geschäftsführer Philipp gibt Dir im Interview spannende Einblicke, wie sich das Desk Sharing bei AVANTGARDE Experts im neuen Headquarter in München gestaltet.

AVANTGARDE Experts: Inwieweit spielt Desk Sharing in Eurem neuen Bürokonzept eine Rolle?

Philipp Riedel: Vor ein paar Jahren war Desk Sharing ein echter Trend und viele Unternehmen haben sich mit diesem Konzept „ausprobiert“. Wir haben am Anfang unserer Planungen überlegt, ob wir das Konzept in allen Abteilungen einführen, allerdings haben wir die Idee schnell verworfen, da die Nachteile deutlich überwiegen. Wir werden es daher in reduzierter Form aufgreifen.

AVANTGARDE Experts: Welche Nachteile bringt Desk Sharing?

Philipp Riedel: Erfahrungen vieler Unternehmen zeigen, dass sich Mitarbeiter mit Desk Sharing nicht mehr „zuhause“ fühlen und auch die Loyalität sinkt. Außerdem ist für Mitarbeiter der Aufwand größer, immer nach einem Arbeitsplatz zu suchen und diesen entsprechend einzurichten. Auch die Produktivität wird mit diesem Konzept nicht gefördert.

AVANTGARDE Experts: Welche Vorteile haben Euch dazu bewogen, das Konzept in reduzierter Form umzusetzen?

Ein häufig genannter Vorteil vieler Unternehmen ist, dass sich mit Desk Sharing Arbeitsplätze einsparen lassen: Denn je nach Abteilung sind immer zwischen 25-50% der Arbeitsplätze unbesetzt, weil Kollegen in Terminen, im Homeoffice oder im Urlaub sind. Für uns spielt das keine Rolle – viel wichtiger ist für uns, dass Desk Sharing das Hierarchiedenken abbaut und flexibles Arbeiten ermöglicht.

AVANTGARDE Experts: Wie genau habt Ihr das Konzept in abgeschwächter Version in Eure Büros integriert?

Philipp Riedel: Grundsätzlich hat jeder Mitarbeiter oder Mitarbeiterin bei uns seinen oder ihren festen Arbeitsplatz. Wir haben uns an diesen Arbeitsplätzen bewusst gegen hochfahrbare Tische entschieden und stattdessen mehrere „Tischinseln“ als Stehtischvariante geplant, die aber nicht fest vergeben sind: So kann jeder Mitarbeiter regelmäßig seinen Laptop mitnehmen und vorübergehend an einen Stehtisch wechseln. Dort kann man entweder mit verschiedenen Teammitgliedern zusammenarbeiten oder auch nur selbst stehend arbeiten. Das ist gut für den Rücken und gleichzeitig eine weitere Möglichkeit sich auszutauschen und mit Kollegen zusammenzukommen, mit denen man nicht den ganzen Tag zusammensitzt.

• Platz & Kosten sparen: Mit Desk Sharing können Unternehmen Kosten sparen, weil die Mitarbeiter sich jeden Tag aufs Neue auf die Suche nach einem Arbeitsplatz begeben und vorhandene Arbeitsplätzen tatsächlich nutzen. Leer stehende Bereiche, die angesichts unbesetzter Stellen verstauben, werden so gemieden und können sinnvoll für andere Zwecke genutzt werden. Zudem laufen Unternehmen so nicht Gefahr, viel zu große Büroflächen anzumieten, die sie dann nicht sinnvoll nutzen können. So können sie auch Kosten sparen.
• Flexibilität & Kreativität: Das Desk Sharing ist für agile Arbeitsweisen optimal geeignet und ermöglicht Mitarbeitern, Arbeitsplätze flexibel und nach Bedarf zu nutzen. Der geförderte Austausch und die Bewegung, die ins Unternehmen kommen, schlagen sich optimalerweise auch in puncto Kreativität nieder und fördern diese durch neue Einflüsse, denen Mitarbeiter täglich begegnen.
• Austausch, Empathie & Informationsfluss: Wer täglich den Arbeitsplatz wechselt, steht natürlich auch mit mehr Personen in Kontakt als bei der festen Platzbesetzung. Dass man sich auch vermehrt mit Kollegen aus anderen Abteilungen unterhält, ihre Arbeitsweisen, Herausforderungen und Bedürfnisse kennenlernt, kann ein positiver Beitrag sein, den Desk Sharing leisten kann.
• Mitarbeiterzufriedenheit: Büroorganisation, die den Bedürfnissen und Erfordernissen bei unterschiedlichsten Aufgaben gerecht wird, kann einen großen Einfluss auf die Zufriedenheit am eigenen Arbeitsplatz haben. Um dafür zu sorgen, dass die Räumlichkeiten tatsächlich optimal auf die Arbeitsprozesse ausgerichtet sind und jeder sie entsprechend nutzen kann, ist Desk Sharing durchaus eine Möglichkeit, die Du in Betracht ziehen kannst.

• Employer Branding & Image: Desk Sharing verbinden viele Menschen mit Agilität und moderner Arbeitsatmosphäre. Auch um das eigene Markenimage aufzupolieren, kann Desk Sharing einen positiven Beitrag leisten.

Desk Sharing lohnt sich grundsätzlich für Dein Unternehmen, wenn:

• Mitarbeiter flexibel arbeiten: Andernfalls besteht keine Notwendigkeit für die Umsetzung von Desk Sharing.
• es viele Mitarbeiter gibt, die außer Haus, etwa beim Kunden oder im Außendienst tätig sind: Denn deren Arbeitsplätze würden sonst leer stehen.

Treffen diese Voraussetzungen zu, ist Desk Sharing prinzipiell für Dein Unternehmen geeignet.

Aber Achtung: Ganz gleich, wie das Ergebnis ausfällt, die Entscheidung, ob Du Desk Sharing in Deinem Unternehmen umsetzt, solltest Du immer in Absprache mit Deinen Mitarbeitern und gegebenenfalls dem Betriebsrat halten. Andernfalls läufst Du Gefahr, dass Deine Mitarbeiter sich übergangen fühlen und die Arbeitsmotivation nachlässt. Im schlimmsten Fall stellst Du zu spät fest, dass das Modell möglicherweise für die Anforderungen im Unternehmen nicht praktikabel ist. Halte deshalb lieber frühzeitig Rücksprache mit Deinen Mitarbeitern! Ein Gerichtsbeschluss des Arbeitsgerichts Frankfurt sieht sogar vor, dass der Betriebsrat in solchen Fällen eingebunden werden muss.

Im Folgenden verraten wir Dir hilfreiche Tipps, mit denen Du Desk Sharing sinnvoll in Deinem Unternehmen umsetzen kannst.

Organisatorisches & Regeln für Desk Sharing: 7 Tipps

Wenn Du Desk Sharing in Deinem Unternehmen umsetzen möchtest, solltest Du die folgenden Punkte beachten, damit das Desk Sharing in Deinem Büro reibungslos ablaufen kann:

1. Statte alle Tische identisch aus: Damit jeder überall problemlos arbeiten kann, sollte jeder Arbeitsplatz über eine Dockingstation, einen Bildschirm und eine externe Tastatur verfügen. So kann jeder Mitarbeiter den eigenen Laptop problemlos anschließen und direkt mit der Arbeit loslegen.

2. Schaffe Raum für Privates: Dass sich am eigenen Arbeitsplatz auch private Gegenstände befinden, ist nichts Ungewöhnliches. Damit das Desk Sharing aber gelingen kann, musst Du Deinen Mitarbeitern Stauraum bieten, damit sie ihr privates Hab und Gut lagern können, ohne andere damit zu behindern. Das können Rollcontainer oder Spinde sein. Denn dass die Tische vor dem Feierabend freigeräumt werden, ist eine entscheidende Grundlage beim Desk Sharing.

3. Biete Deinen Mitarbeitern höhenverstellbare Tische und Stühle: Um dauerhaft ohne gesundheitliche Einbußen arbeiten zu können, sind Tische und Stühle nötig, die Deine Mitarbeiter oder Kollegen an ihre eigene Körpergröße anpassen können. Optimal ist es deshalb nicht nur, höhenverstellbare Möbel zu bieten, sondern auch einen Sicherheitsbeauftragten hinzuziehen, der das Personal einmal jährlich schult.

4. Führe eine Clean Desk Policy ein: Niemand möchte benutzte Kaffeetassen oder liegengelassene Unterlagen auf einem freien Arbeitsplatz vorfinden. Was also in der Küche gilt, trifft auch auf den Arbeitstisch zu: Man hinterlässt ihn so, wie man ihn gerne vorfinden möchte.

5. Besorge Headsets und die entsprechende Telefon-Software für jeden Mitarbeiter: Hygiene ist ein wichtiges Thema am Arbeitsplatz. Das von Make-up verschmierte Telefon der Kollegin zu nutzen, die zuvor am jeweiligen Arbeitsplatz saß, sorgt nicht unbedingt für Freude. Deshalb ist es optimal, wenn jeder Mitarbeiter ein eigenes Headset erhält, das er oder sie frei mit sich an jeden Arbeitsplatz mitnehmen und nutzen kann. So sind Deine Mitarbeiter auch weniger abhängig von den stationären Ladestationen der Telefone. Daneben musst Du ihnen natürlich die entsprechende Software zur Verfügung stellen.

6. Beachte den Datenschutz: Sensible Daten gilt es nicht erst seit dem Inkrafttreten der DSGVO zu schützen. Achte deshalb am besten darauf, dass Deine Mitarbeiter die Möglichkeit haben, besonders wichtige und sensible Informationen entsprechend zu behandeln. Für Personen wie Justiziare oder Rechtsexperten im Unternehmen kannst Du erwägen, einen abschließbaren Raum für archivierte Unterlagen bereitzustellen, oder hier eine Ausnahme vom Desk Sharing zu machen. Sprich am besten mit den Beteiligten ab, welche Maßnahmen in solchen Fällen am sinnvollsten sind.

7. Fördere Selbstorganisation: Sich täglich neu zu organisieren, erfordert natürlich auch ein gewisses Maß an Selbstorganisation. Die Einführung von Desk Sharing kann einen guten Anlass bieten, um dieses Thema in Deinem Unternehmen aufzugreifen und Deine Mitarbeiter diesbezüglich zu schulen. Davon profitieren langfristig nicht nur Deine Mitarbeiter, sondern auch Dein Unternehmen.

Software, die Dich beim Desk Sharing unterstützen kann

Um Desk Sharing optimal umsetzen zu können, gibt es mittlerweile einige Software-Lösungen, die Unternehmen nutzen können, so zum Beispiel die folgenden drei:

• vysoft DSM: Die mit MS Sharepoint kompatible Software ermöglicht es, Arbeitsplätze zu buchen, Räume effizient zu nutzen und Kollegen im Büro aufzufinden. Sie schafft so für mehr Transparenz und beugt Frustrationen vor, indem sie Mitarbeitern einen Überblick zu den verschiedenen Arbeitsplätzen und ihrer Besetzung bietet. Eine Such- und Filterfunktion sowie Auswertungen zur Auslastung und Verteilung runden das Leistungspaket ab.
• Condeco: Diese Software ermöglicht es Mitarbeitern, Arbeitsplätze zu reservieren, Kollegen im Gebäude zu suchen und die eigenen Buchungen zu verwalten. Dabei unterscheidet die Software flexible, feste und buchbare Plätze und ermöglicht es so, verschiedene Arten von Arbeitsplätzen zu verwalten und zu nutzen, ganz nach dem jeweiligen Bedarf. Die Reservierungsdauer lässt sich zudem an die individuellen Anforderungen anpassen.
• OfficeSpace: OfficeSpace bezeichnet sich selbst als Suchmaschine für Arbeitsplätze, bietet darüber hinaus aber zusätzliche Funktionen zum Thema Raum-Management, Raumbuchung, datengestützte Auswertungen sowie einen entsprechenden Support. Insbesondere für komplexe Arbeitsstrukturen eignet sich dieser Anbieter besonders gut.