Arbeiten im Home-Office: Regelungen & Tipps für einen optimalen Workflow

Welche Hygiene-Regeln sollte ich im Home-Office einhalten?

Solange eine hohe Ansteckungsgefahr für Sars-CoV-2 besteht, empfehlen wir Dir die folgenden Maßnahmen zu treffen:

• Hände waschen: Wenn Du das Haus verlassen hast und nach Hause kommst, Du niesen musstest oder Dir die Nase geputzt hast, solltest Du Deine Hände 20–30 Sekunden lang mit Seife unter fließendem Wasser gründlich abwaschen. Benutzte Taschentücher solltest Du zudem direkt entsorgen.
• Geräte reinigen: Deine Hände haben viel Kontakt mit Handydisplays, Notebooks, Tastaturen und Telefonen und sind damit Bakterien und Viren verstärkt ausgesetzt. Deshalb solltest Du nicht vergessen, deren Oberflächen auch regelmäßig zu reinigen.
• Umgebung sauber halten: Auch Deinen Arbeitsplatz und Wohnbereich solltest Du nicht vergessen, um Dich vor einer Infektion zu schützen. Denn das Coronavirus kann je nach Oberfläche unterschiedlich lange darauf überleben. Achte also auch auf eine regelmäßige Reinigung Deiner unmittelbaren Umgebung.
• regelmäßig stoßlüften: Am besten lüftest Du fünfmal pro Tag, für jeweils 5 Minuten.

Im Folgenden klären wir Dich über alle wichtigen Punkte rund um das Home-Office auf.

Habe ich ein Recht darauf, im Home-Office zu arbeiten?

Grundsätzlich hast Du als Arbeitnehmer keinen rechtlichen Anspruch auf Home-Office. Trotzdem bieten viele Unternehmen ihren Mitarbeitern die Option auf Home-Office an.

Muss Home-Office im Arbeitsvertrag festgehalten sein?

Ja, eine Regelung zum Home-Office muss entweder in Deinem Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung bzw. einem Tarifvertrag vorliegen. Die folgenden Punkte sollten idealerweise schriftlich festgehalten sein:

• Zeiteinteilung: Welche Arbeits- und Pausenzeiten gelten? Gibt es gültige Kernarbeitszeiten?
• Häufigkeit: An wie vielen Tagen pro Woche darfst Du im Home-Office arbeiten?
• Erreichbarkeit: Gibt es feste Zeiten, zu denen Du erreichbar sein musst?
• Kosten: Welche Kosten übernimmt Dein Arbeitgeber (z. B. Strom, Internet, Druckerpapier)?

Wer bezahlt das Home-Office?

Für die Frage, wer die anfallenden Kosten im Home-Office übernimmt, gibt es keine feste Vorgabe. Grundsätzlich sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer das im Vorfeld klären, meist erhalten Arbeitnehmer jedoch keine Erstattung der Kosten von Strom oder Internet. Wer hingegen auf Druckerpapier und -tinte angewiesen ist, um seine Arbeit machen zu können, sollte mit dem Arbeitgeber über eine Erstattung sprechen.

Die Kosten für die Einrichtung des Home-Office trägst Du als Arbeitnehmer normalerweise selbst. Das heißt, Du hast keinen Anspruch darauf, dass Dein Arbeitgeber die Kosten für einen Tisch oder einen Stuhl übernimmt.

Wichtig ist aber, dass Dein Arbeitgeber sicherstellt, dass Deine Wohnung den Ansprüchen für den Arbeits- und Gesundheitsschutz genügt. 

Welche Arbeitszeiten gelten im Home-Office?

Im Home-Office gelten dieselben Arbeitszeiten wie im Büro, wenn Du mit Deinem Arbeitgeber nichts anderes vereinbart hast. Davon hängt beispielsweise ab, wie frei Du Dir Deine Zeit einteilen kannst.

Wichtig: Auch im Home-Office gelten dieselben gesetzlichen Regelungen zur Zeiterfassung wie im Büro. In Deutschland gibt es bisher keine grundsätzliche Verpflichtung zur Aufzeichnung der Arbeitszeit. Erst bei Überschreitung der maximalen werktäglichen Arbeitszeit von 8 Stunden kommt derzeit die Aufzeichnungspflicht zum Tragen, so auch im Home-Office. Des Weiteren gelten im Home-Office sie selben Bestimmungen hinsichtlich Ruhepausen und Höchstgrenzen der Arbeitszeit. Aus Deinen Aufzeichnungen muss in jedem Fall der zeitliche Umfang der Überschreitung der Höchstgrenze von 8 Stunden werktäglicher Arbeitszeit hervorgehen. Außerdem musst Du Dich auch im Home-Office an das Arbeitszeitgesetz halten, d. h. Du darfst die gesetzlich vorgeschriebenen Höchstarbeitszeiten nicht überschreiten und musst auch die Pausenzeiten einhalten.

Bin ich versichert, wenn ich im Home-Office einen Unfall habe?

Das Thema Versicherungsschutz ist beim Home-Office eine schwierige Angelegenheit. Es kommt dabei grundlegend auf den Kontext der Handlung an, die zum Unfall geführt hat: Ist das, was Du tust, mit einer Arbeitsleistung verbunden? Es muss ein innerer Zusammenhang zwischen der konkreten Tätigkeit und der versicherten Tätigkeit vorliegen.

Beispiel 1: Du stehst auf, um Arbeitsunterlagen aus Deiner Laptoptasche zu holen. Du stolperst dabei über das Kabel Deines Rechners und verletzt Dich. In diesem Fall ist der Versicherungsschutz gegeben, weil Du eine Handlung ausgeführt hast, die Deiner Arbeitsleistung gedient hat.

Beispiel 2: Auf dem Weg ins Bad rutschst Du aus und verletzt Dich im Home-Office. In diesem Fall ist Dein Unfallversicherungsschutz als Arbeitnehmer nicht wirksam, weil der Gang ins Bad nicht mit einer Arbeitsleistung verbunden ist. Zwar wärst Du im Büro versichert, weil das Gesetz anerkennt, dass Du als Arbeitnehmer die Arbeitsumgebung im Büro nicht kontrollieren kannst. In Deiner eigenen Wohnung ist das dagegen der Fall.

Darf mein Chef mich im Home-Office kontrollieren?

Im Home-Office bist Du – wie auch im Büro – dazu verpflichtet, Deine Arbeitszeit und Pausen zu erfassen. Das gilt sowohl für Arbeitnehmer, die nur hin und wieder im Home-Office sind, als auch solche, die dauerhaft Home-Office machen.

Gerade bei Beschäftigten, die dauerhaft im Home-Office sind, ist es nicht unüblich, dass der Arbeitgeber sich ein Zugangsrecht zur Wohnung einräumen lässt. Dieses dient allerdings in erster Linie dazu, den Pflichten des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) und der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) nachzukommen. Denn Dein Arbeitgeber ist dazu verpflichtet zu überprüfen, ob Dein Arbeitsplatz passend ausgestattet ist und die Arbeitsbedingungen angemessen sind.

Abgesehen davon musst Du als Arbeitnehmer stichprobenartige Kontrollen akzeptieren, denn Dein Arbeitgeber darf überprüfen, ob Du zum Beispiel erreichbar bist oder Deiner Vertraulichkeitspflicht nachkommst und sensible Daten schützt. Allerdings muss Dein Arbeitgeber den Besuch vorher ankündigen und kann nicht einfach plötzlich vor Deiner Tür stehen.

Wie lange muss ich im Home-Office erreichbar sein?

Es gibt keine klare gesetzliche Regelung dazu, wie lange Du im Home-Office erreichbar sein musst. Entscheidend ist, was Du mit Deinem Arbeitgeber vereinbart hast. Am besten solltest Du Deinen Arbeitsvertrag oder die Betriebsvereinbarung dahingehend überprüfen.

Wichtig: Als Arbeitnehmer bist Du dazu verpflichtet, Pausen zu machen. Die Gestaltung der Pausenzeit und wann Du die Pausen nimmst, ist Dir selbst überlassen. Um Konflikte mit Deinem Arbeitgeber zu vermeiden, ist es ratsam, dass Du entweder feste Pausenzeiten vereinbarst oder aber Dich abmeldest und Bescheid gibst, wann Du wieder zu erreichen bist.

Damit Du auch im Home-Office optimal arbeiten kannst, haben wir einige Tipps für Dich.

1. Home-Office richtig einrichten

Bevor Du mit der Arbeit loslegst, musst Du Deinen Arbeitsplatz aufbauen. Möglichst gute Arbeitsbedingungen zu schaffen, ist hierbei besonders wichtig.

Lichtverhältnisse überprüfen

Am Arbeitsplatz sind gute Lichtverhältnisse sehr wichtig, damit Deine Augen sich nicht zu sehr anstrengen müssen und Du keine Kopfschmerzen bekommst. Allerdings solltest Du Deinen Monitor nicht direkt vor einem Fenster aufstellen: Denn ist der Lichteinfall zu stark, kann das Lichtgefälle zum Monitor zu hoch sein und Deine Augen zu stark beanspruchen. Arbeitest Du hingegen mit dem Rücken zum Fenster, können Dich Spiegelungen im Display stören. Deshalb ist es empfehlenswert, Deinen Arbeitsplatz im Home-Office seitlich entlang des Fensters zu legen.

Schreibtisch und Bürostuhl einrichten

Auch im Home-Office solltest Du ergonomisch einwandfrei arbeiten können. Das heißt: Auf Dauer solltest Du Dich von Küchentisch und Hocker verabschieden. Nutze lieber einen Schreibtisch und Stuhl, deren Höhen auf Deine Körpergröße abgestimmt sind. Zwischen Deinem Oberschenkel und der Tischkante sollten noch 10 Zentimeter Abstand sein. Zudem sollte Dein Schreibtischstuhl flexible Rücken- und Armlehnen haben.

Wichtig ist, dass Deine Grundhaltung am 90°-Winkel ausgerichtet ist: Das heißt, Deine Arme sollten in diesem Winkel auf dem Tisch oder den Armlehnen liegen, auch Dein Oberkörper und Dein Schoß bilden einen 90°-Winkel sowie der Boden und Deine Schienbeine.

Monitor und Tastatur richtig platzieren

Auch Deinen Monitor und die Tastatur solltest Du ergonomisch günstig einrichten. Dabei solltest Du die folgenden Empfehlungen beachten:

• Der Abstand zwischen Deinen Augen und dem Monitor sollte 50 bis 80 cm betragen.
• Der Bildschirm befindet sich in einem 35°-Winkel zu Deinen Augen.
• Die Tastatur platzierst Du so, dass sie einen 60°-Winkel zu Deinen Augen bildet.

2. Hilfreiche Tools fürs Home-Office

Home-Office ohne die richtigen Tools ist kaum umsetzbar. Mit diesen Software-Lösungen kannst Du deutlich leichter im Home-Office arbeiten und Dich besser mit Deinen Kollegen abstimmen.

• Slack: Um Dich schnell und unkompliziert mit Deinen Kollegen auszutauschen, ist Slack eine tolle Option, die mittlerweile weit verbreitet ist. Die Chat-Software bietet Dir die Möglichkeit, Dich in öffentlichen oder privaten Chats mit Kollegen in Verbindung zu setzen und auch Dateien zu versenden. Zudem kannst Du hier auch Statuseinstellungen vornehmen, die anzeigen, ob Du gerade in der Pause bist oder vielleicht nicht gestört werden möchtest.
• Asana: Asana bietet Dir einen digitalen Arbeitsplatz, an dem Du Aufgaben alleine oder auch im Team planen, verteilen und den aktuellen Stand überprüfen kannst. Zudem gibt es die Möglichkeit, Kommentare zu schreiben und Deadlines zu setzen.
• GoToMeeting: Für gemeinsame Calls und Video-Meetings, ob zu zweit oder mit dem gesamten Team (bis zu 250 Teilnehmer), bietet Dir GoToMeeting eine unkomplizierte Lösung. Zudem sind Verknüpfungen mit dem Google-Kalender und Office 365 möglich.
• Pomodoro-Tracker: Pomodoro-Tracker ist ein kostenloses Tool, das Dich daran erinnert, regelmäßig kleinere Pausen einzulegen und Dir gleichzeitig ermöglicht, konzentriert an einer Aufgabe zu arbeiten.
• TeamViewer: Wenn es mal technische Schwierigkeiten gibt und Du nicht weiterkommst, ermöglicht Dir TeamViewer die Fernwartung durch ein anderes Teammitglied.

4. Konzentration, Produktivität & Workflow

Im Home-Office ist die Versuchung groß, Dich ablenken zu lassen. Schließlich bist Du zuhause, niemand kontrolliert Dich und Dein Netflix-Account schlummert in greifbarer Nähe. Trotzdem ist im Home-Office Disziplin angesagt! Mit diesen drei Tipps gelingt es Dir leichter, Deinen Fokus zuhause auf Deine Aufgaben zu legen.

• Störfaktoren meiden

Kinderstimmen im Hof, lautes Glockenläuten und vom Fernseher ganz zu schweigen: Im Home-Office kann es die verschiedensten Störfaktoren geben. Dabei reagiert jeder anders: Manche Leute stört es zum Beispiel, wenn Musik läuft, andere können dann erst optimal arbeiten.

Wichtig ist, dass Du herausfindest, was Dich persönlich ablenkt: Schaust Du regelmäßig aufs Handy während der Arbeit? Oder meldet sich ein Kollege ständig bei Dir, um zu reden? Ganz gleich, was es ist, versuche, die Störquelle zu meiden oder immerhin zu minimieren. Das kann heißen, das Handy während der Arbeit wegzulegen und auszuschalten oder vielleicht im Firmenchat darauf hinzuweisen, dass Du gerade konzentriert arbeiten musst.

Tipp: Wenn Du empfindlich bei Lärm bist oder Dich Geräusche schnell ablenken, können geräuschreduzierende Kopfhörer eine gute Unterstützung sein.

• Monotasking

Multitasking kann nicht jeder – und das ist auch nicht schlimm, denn in der Regel ist man weniger produktiv, wenn man mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen will. Möchtest Du also möglichst effizient arbeiten, solltest Du am besten eine Aufgabe nach der anderen erledigen und den häufigen Wechsel zwischen Aufgaben meiden. Denn schließlich bringt das Unterbrechungen mit sich und das Gehirn muss sich immer wieder auf eine neue Aufgabe einstellen, was Zeitverzögerungen mit sich bringt. Aufgaben in Blöcken abzuarbeiten, kann deshalb eine sinnvolle Lösung sein, die Dir unter Umständen auch Zeitverluste erspart.

• Regelmäßig Pausen machen

Um Deine Konzentrationsfähigkeit nicht zu gefährden, sind regelmäßige Pausen wichtig. Sie ermöglichen es Deinem Gehirn, sich zu erholen und fokussiert arbeiten zu können. Am besten solltest Du in Intervallen von 90 Minuten arbeiten, denn verschiedene Studien kommen zu dem Schluss, dass das menschliche Gehirn dann am effizientesten arbeitet.

Die Länge der Pausen richtet sich danach, wie intensiv Deine Aufgaben sind:

• Bei leichten und wenig anstrengenden Aufgaben können die Pausen wenige Minuten andauern,
• bei schwierigen und fordernden Aufgaben sollten die Pausen länger als 10 Minuten sein.

6. Digitale Meetings

Wenn Du aus dem Home-Office an einem digitalen Meeting teilnimmst, solltest Du die folgenden Punkte beachten, damit alles glattläuft.

• Verbindung überprüfen: Bevor Du Dich in ein digitales Meeting begibst, solltest Du prüfen, ob Dein Signal zuhause gut ist. Ton und Bild lassen sich meist in der für das Meeting genutzten Software anpassen. Ist das Signal schwach, kann es helfen, den Rechner an ein Ethernet-Kabel anzuschließen.
• Den richtigen Ort wählen: Begib Dich an einen passenden Ort, bevor Du an dem Meeting teilnimmst. Dort sollte es nicht hallen. Zudem ist es auch sinnvoll darauf zu achten, dass Deine Kollegen im Hintergrund nichts sehen, was eventuell ablenken kann, wie zum Beispiel Unordnung.
• Angemessene Kleidung wählen: Wie auch bei einem regulären Meeting solltest Du Dich bei einem digitalen Meeting passend kleiden. Einen Auftritt im Pyjama oder knallbunten Onesie solltest Du vermeiden.
• Meeting-Struktur schaffen: Wenn Du selbst das Meeting organisierst, ist es wichtig, Struktur zu schaffen. Setze am besten eine Agenda auf, die Du rechtzeitig verschickst. Im Meeting selbst solltest Du die Moderation übernehmen und am besten einen Kollegen bitten, Protokoll zu führen und dieses im Nachgang versenden.

7. Bewegung zuhause

Wer viel am Rechner sitzt, sollte auf ausreichend Bewegung achten, auch im Home-Office. Gerade zu Zeiten einer erhöhten Infektionsgefahr durch das Corona-Virus ist das wichtig: Denn der Besuch im Fitnessstudio oder auch die Fahrt mit dem Fahrrad zum Büro und zurück sind nicht möglich. Um dem Bewegungsmangel entgegenzuwirken, kannst Du sowohl Krafttraining machen als auch Deine Beweglichkeit und Ausdauer trainieren, zum Beispiel mit Yoga oder auf dem Heimtrainer.

Wer im Home-Office ist und wegen geschlossener Schulen und Kitas gleichzeitig eines oder mehrere Kinder betreuen muss, hat es nicht leicht. Bist Du selbst ein berufstätiger Elternteil, könnten Dir die folgenden Tipps weiterhelfen.

Home-Office mit Kind: Organisation

Wenn Du selbst arbeiten und gleichzeitig ein Kind betreuen musst, ist das eine große Herausforderung. Wichtig ist zunächst, dass Du einen festen Plan aufstellst: Überlege Dir, wie Du die Woche organisieren kannst:

• Wenn Du nicht alleinerziehend bist, kann eine Lösung sein, den Tag in zwei Hälften einzuteilen: In der ersten Tageshälfte arbeitest Du, während Dein Partner die Kinder betreut, in der zweiten Tageshälfte ist es anders herum. Wer gerade arbeitet, sollte sich in einen geschlossenen Raum begeben, in dem man konzentriert und ungestört arbeiten kann. Der Partner, der die Kinder betreut, sollte dann sicherstellen, dass Du Deiner Arbeit ungestört nachgehen kannst.
• Bist Du alleinerziehend, kann es im Normalfall schon eine große Hilfe sein, wenn Du für zweimal zwei Stunden Unterstützung von Familie, Freunden oder Nachbarn organisieren kannst oder auch eine Kinderbetreuung nutzt. Das ist in der jetzigen Corona-Situation natürlich nicht so einfach möglich. Hier bist Du auf die Mitarbeit Deiner Kinder angewiesen, die sich in der Regel zumindest für eine gewisse Zeit selbst beschäftigen können.

Corona-Ferien & Home-Schooling: Tipps für Eltern im Home-Office

Derzeit (Stand: März 2020) findet in Deutschland kein regulärer Unterricht statt. Möchtest Du Dein Kind zuhause weiterbilden, ist das grundsätzlich sinnvoll und auch notwendig, damit Dein Kind nicht den Anschluss verliert. Dabei solltest Du laut Ilka Hoffmann, Lehrerin und Mitglied der Gewerkschaft für Erziehung und Wissenschaft, die folgenden Regeln einhalten:

• Zwei Stunden Unterricht reichen aus: Eltern sollten nicht versuchen, den Schulunterricht nachzustellen und den ganzen Tag damit zu füllen. Zwei Stunden reiner Unterricht seien genug, die restliche Zeit sollte anders strukturiert werden. Wichtig sei hierbei, das Kind im Lernprozess zu halten und es auch gemäß seinen individuellen Interessen zu beschäftigen.
• Den Biorhythmus des Kindes berücksichtigen: Nur weil die Schule um acht Uhr morgens beginnt, müssen Eltern sich beim Thema Homeschooling laut Ilka Hoffmann nicht danach richten. Weil jedes Kind einen eigenen Biorhythmus habe, der darüber entscheidet, wann es fit ist, sollten Eltern diesen bei der Tagesplanung berücksichtigen.