Digitale HR-Transformation: So findest Du das passende HR-Tool

Diversität, flexiblere Arbeitsstrukturen, Big Data – die Anforderungen an HR-Abteilungen sind in den letzten Jahren gewachsen. Klassische Excel-Tabellen und verstaubte Aktenschränke können der Digitalisierung nicht gerecht werden. Denn spätestens ab einer bestimmten Unternehmensgröße bedeuten „traditionelle“ Methoden im HR-Prozess einen großen Verwaltungsaufwand. Hinter der digitalen Transformation im HR steckt jedoch nicht nur ein Zwang, sondern auch eine Chance. Du kannst Deine Digitalkompetenzen nutzen, um den HR-Prozess aktiver zu gestalten. Daraus folgt:

• Personal- und Unternehmensstrategie können besser aufeinander abgestimmt werden.
• HR kann besser im Unternehmen vernetzt werden und Prozesse effizienter gestaltet werden.
• HR und Marketing können enger zusammenarbeiten (Stichwort Employer Branding).

Die digitale HR-Zukunft

Mit der Digitalisierung hat sich auch der Arbeitsbereich der HR-Abteilungen verändert und wird es zukünftig noch weiter tun, wie Professor Dr. Christian Happ in seinem Vortrag auf Youtube „Der HR Manager der Zukunft“ darlegt. Wichtige Punkte sind:

• Der HR-Bereich wird kleiner. Mitarbeiter übernehmen einen Teil der klassischen HR-Arbeit (zum Beispiel Zeitabrechnungen oder Kapazitätenplanung) und bestimmte Bereiche werden an Experten ausgelagert (zum Beispiel Gehalt).
• Strategisches Denken wird wichtiger als personalspezifische Themen.
• Spezialisten werden gefragter als Generalisten, da Systeme komplexer und Arbeitsbereiche kleiner werden.
• Big Data hilft bei Entscheidungen, zum Beispiel um die Beförderung von Mitarbeitern einzuschätzen.
• Flexiblere Arbeitsstrukturen wie Heimarbeit und der Fokus auf Resultate statt Zeitkonten nehmen zu und werden von Personal und Bewerbern auch gefordert.
• Recruiting verschmilzt mit Marketing. Das Werben um Personal wird wichtiger.
• Diversität wird wichtiger und damit das Betrachten von individuellen Zielgruppen.

Das DGFP-Praxispapier von 2018 geht auf diese Veränderungen ein und empfiehlt, dass die Personalentwicklung ihre Rolle innerhalb der Digitalisierung neu definieren muss, ansonsten droht eine Abschaffung als eigener HR-Bereich.

Wichtige Tools und Bereiche für die digitale HR-Transformation

HR-Abteilungen werden sich also zukünftig weiter verändern (müssen). Doch in welchen Bereichen und mit welchen Tools musst Du Dich als Unternehmen oder Personaler jetzt schon auskennen? Wir geben Dir einen Überblick:

• Robot Recruiting: Personalrekrutierung mit Systemen, die künstliche Intelligenz einsetzen und so eigenständig Probleme lösen und schnell Feedback liefern können.
• Online-Vorstellungsgespräche: Bewerbungsgespräche über Video-Call im Internet.
• Active Sourcing: Zielgerichtetes Rekrutieren potenzieller Mitarbeiter unter Zuhilfenahme von Profile Mining über Social Media Accounts oder CV Database Search.
• Remote Leadership, Digital Leadership und Remote Onboarding: Führung und Onboarding, das digital stattfindet.
• E-Assessment-Tools: Internet-basierte Tools, die Eigenschaften und Fähigkeiten von Bewerbern testen können.
• Predictive Analytics: Durch den Einsatz von Big Data können Recruiting-Maßnahmen schneller und besser evaluiert werden.
• Chatbots: Können User-Anfragen automatisiert beantworten. Als Einsatzgebiet für HR kommen zum Beispiel Arbeitszeitenregelung, Onboarding, Recruiting oder Weiterbildung in Frage.

Wie die Zukunftsaussichten und die Diskrepanz der Digitalkompetenz zwischen Bewerbern und Personalern zeigen, solltest Du die digitale HR-Transformation nicht verschlafen, sondern aktiv vorantreiben. Ein Teil der Digitalisierung können HR-Tools sein, die unterschiedlich eingesetzt werden können:

• Stellenausschreibung und Bewerbermanagement
• Personalverwaltung und Employee Self Services (Eigenmanagement von Urlaub, Stundenzahlen und ähnlichem)
• Personalentwicklung und Talentmanagement
• Engagement und Feedback

Sie eint, dass sie es ermöglichen, HR-Abläufe effizienter zu gestalten und Daten zu liefern, die gezielt im Recruiting und Co. eingesetzt werden können. Dadurch hast Du als Personaler oder Deine HR-Abteilung mehr Zeit, um strategisch zu arbeiten.

Das muss ein HR-Tool können

Doch das Finden eines passenden HR-Tools ist gar nicht so einfach, denn allein in Deutschland gibt es an die 300 HR-Lösungen. Meist fehlen wirkliche Alleskönner und der Markt ist mit vielen kleineren Anbietern eher zerstückelt. Bevor Du mit der Suche nach einem oder mehreren passenden HR-Tools beginnst, solltest Du festlegen, welche Art von Tool Du favorisierst:

• Spezialisierte Tools (Best of Breed) oder Komplettlösungen
• On Premise (die Software wird im eigenen Rechenzentrum betrieben) oder cloudbasierte Lösungen (die Software wird vom Anbieter betrieben und aktuell gehalten). On Premise bietet dabei den Vorteil, dass Du mehr Kontrolle hast und Dein Tool individueller ausrichten kannst. Cloudbasierte HR-Tools sind dagegen meist kostengünstiger und pflegeleichter, da das anbietende Unternehmen sich um die Wartung des Tools kümmert.

Ob für Dein Recruiting oder Mitarbeitermanagement, es gibt bestimmte Funktionen, die eine gute Software bieten sollte:

• Kundenservice
• Passendes Preis-Leistungsverhältnis
• Einfache Pflege von Bewerberdaten
• Aufbereitung von Kennzahlen für das Controlling
• Nutzerfreundlichkeit bei der Bedienung
• Filtermöglichkeiten
• Kommunikationskanäle
• DSGVO-konformen Datenschutz

Tipps für die Suche nach dem passenden HR-Tool

Damit Du auch das für Dich passende HR-Tool findest, haben wir noch ein paar Tipps für die Auswahl parat:

• Probiere Demo-Versionen aus.
• Informiere Dich über Testergebnisse.
• Achte genau auf den Datenschutz. Das gilt besonders für cloudbasierte Software, wo Daten auf den Servern der Anbietern gespeichert werden.
• Versuche nicht zu viel zu mischen: Beim Best-of-Breed-Ansatz (Nutzung verschiedener Tools) kann die Integration und Kollaboration der einzelnen Tools sehr schwierig werden.

Haben sich die HR-Prozesse bei AVANTGARDE Experts durch die Digitalisierung verändert und wenn ja, wie?

Definitiv! Unsere HR-Prozesse haben sich deutlich verbessert. Mein Team und ich hinterfragen permanent unsere Abläufe und passen sie an. Dieses Mindset in Kombination mit Neugier und Mut zum Scheitern, hat uns deutlich nach vorn gebracht. Viele Bereiche bekommen nun automatisiert die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt. Zugleich sind die Anfragen per E-Mail an uns zurück gegangen, sodass freie Kapazitäten für unsere eigentliche HR-Arbeit entstanden sind. Auch haben wir einen Selfservice für Mitarbeiter und Fachbereiche eingeführt, der konstant erweitert und modifiziert wird – das entlastet unsere Abteilung ungemein und schafft Kapazitäten für andere Projekte und die Erarbeitung neuer Konzepte.

Warum ist es Deiner Meinung nach wichtig, in einer HR-Abteilung den Sprung vom Verwalter zum Gestalter zu schaffen?

Eine Personalabteilung ist vielen Einflüssen ausgesetzt und muss sich heutzutage schnell veränderten Situationen anpassen. Das erfordert Zeit, die oft eine mangelnde Ressource ist und demnach kreative und innovative Konzepte auf der Strecke bleiben. Als purer Verwalter an einer wichtigen Schnittstelle im Unternehmen erfordert es viel Anstrengung, Bestehendes auf den Prüfstand zu stellen. Daher muss der Wechsel zum Gestalter von allen Ebenen im Unternehmen verstanden und getragen werden, damit er gelingen kann. Nur die Wenigsten erahnen den Aufwand und die Herausforderungen, die in der Auswahl, der Einführung und Modellierung eines unbekannten Systems liegen. Im Ergebnis wartet dann eine HR-Abteilung, die als aktiv am Unternehmensziel beteiligte Einheit agiert und einen Mehrwert für das gesamte Unternehmen schafft.

Welche Schwierigkeiten tauchten bei der Suche nach einem neuen Tool aus HR-Sicht auf?

Ein Problem ist definitiv das Marktangebot und die technischen Möglichkeiten der Tools. Viele Anbieter bieten ihre Nonplusultra-Lösung an. Sich durch diesen „Dschungel“ zu kämpfen ist zeitintensiv und erfordert klare Anforderungen. Und diese zu identifizieren erfordert wiederum viel Abstimmung. Das Schwierigste aber war das Involvement – alle in ein Boot zu holen und darin zu behalten. Nicht jedem erschließt sich, warum Dinge nun auf einmal anders erledigt werden sollen und nicht für jeden wird partout alles einfacher.

Hast Du Tipps für alle Unternehmen, die auf der Suche nach einem passenden HR-Tool sind?

GEDULD MITBRINGEN
Man sollte nichts übers Knie brechen. Bis Du die positiven Aspekte eines neuen Tools merklich spürst, können mehrere Monate, gar Jahre vergehen. Da kommt es auf ein paar Tage mehr oder weniger nicht an. Eine saubere Analyse kann spätere Probleme aufdecken und unnötige Kosten vermeiden.

MINDSET ÜBERPRÜFEN
Mit klassischer „Das haben wir schon immer so gemacht“-Mentalität wirst Du Dich schwer tun, die digitale Blaupause für Deine Prozesse zu finden. Nicht alles kann eins zu eins über ein Tool abgebildet werden. Auch eine Teillösung kann Stein des Anstoßes zu einem Veränderungsprozess sein. Offenheit, Neugier und Veränderungsbereitschaft helfen enorm bei der Suche.

ANGEBOTE VERGLEICHEN
Um Dir einen ersten Überblick zu verschaffen, kannst Du Dich vernetzen und bei vergleichbaren Unternehmen einmal nach Erfahrung mit HR-Tools fragen. Viele Anbieter bieten Webinare und Präsentationen sowie Möglichkeiten zum Testen an. Von diesen solltest Du unbedingt und intensiv Gebrauch machen. Eine schlechte Usability oder häufig auftretende Fehler können den Unterschied machen.

STRAGISCH VORGEHEN
Wenn möglich, empfehle ich Dir, auch wichtige Schnittstellen von Beginn an einzubinden. IT, Controlling und Marketing können wertvolle Insights liefern und als Partner bei der Anforderungsanalyse, der Bereitstellung der Daten oder gar der Implementierung des neuen Tools unterstützen. Auch ist die strategische Entscheidung für eine Multisystemlandschaft oder eine All-In-One-Lösung wichtig, um den Weg der Digitalisierung abzustecken. Beide Strategien haben ihre Vor- und Nachteile und sollten auf das Unternehmen angepasst sein. Es ist sehr aufwändig, die verfolgte Strategie später zu korrigieren oder zu ändern, verschlingt sie doch viele Ressourcen und nicht zuletzt das Vertrauen der Mitarbeiter.