IT-Outsourcing an Unternehmen und IT-Freelancer: Wann sich was lohnt
Inhaltsverzeichnis
Springe hier zu Deinen Themen
- Definition und Beispiele: Was IT-Outsourcing bedeutet
- Lohnt sich IT-Outsourcing für meine Firma? Vorteile und Nachteile
- IT-Freelancer – eine Alternative zum IT-Outsourcing
- Interview mit Stefan Ganserer (Tech/IT Experte bei AVANTGARDE Experts)
- IT-Outsourcing: So findest Du den richtigen Anbieter
- IT-Outsourcing-Vertrag: Diese 3 Punkte solltest Du beachten
IT-Outsourcing: Das Wichtigste in Kürze
Was ist IT-Outsourcing?
IT-Outsourcing meint, dass Unternehmen ihre IT an externe Anbieter auslagern. Beispiele für IT-Outsourcing sind Bereiche rund um das Thema Hosting, Softwareentwicklung aber auch verschiedene IT-Dienstleistungen rund um E-Commerce.
Warum ist IT-Outsourcing sinnvoll?
IT-Outsourcing ist sinnvoll, da Unternehmen auf diese Weise oft Kosten und Ressourcen sparen sowie die gut skalierbaren Leistungen individuell nach Bedarf anpassen können. Zugleich ermöglicht IT-Outsourcing den Rückgriff auf gut ausgebildete Fachkräfte.
Was muss ich beim IT-Outsourcing beachten?
Beim IT-Outsourcing ist es wichtig, dass Du die erwünschten Leistungen genau kennst und demnach ein für Dich passendes IT-Outsourcing-Modell wählst.
Wann setze ich besser auf IT-Freelancer?
IT-Freelancer:innen sind zum Beispiel dann sinnvoll, wenn Du eine Leistung oder einzelne Projektbereiche delegieren möchtest, die Dein Unternehmen nicht ständig benötigt. Außerdem können IT-Freelancer:innen temporäre Engpässe gut auffangen und Dein Team in Hochzeiten so tatkräftig unterstützen.
Definition und Beispiele:
Was IT-Outsourcing bedeutet
IT-Outsourcing ist die Auslagerung bestimmter IT-Anteile aus dem eigenen Unternehmen an externe Anbieter (IT-Dienstleister oder Service-Provider genannt) für einen festgelegten Zeitraum. Das kann verschiedene Ebenen betreffen. Diese Beispiele für IT-Outsourcing zeigen es:
- Infrastruktur, zum Beispiel die Nutzung externer Server, Clouds oder Rechenzentren
- Anwendungen, zum Beispiel das Zurückgreifen auf externe Software, Shopware oder CMS
- Prozesse, zum Beispiel die Entwicklung von Software, das IT Consulting oder die Durchführung von Online Marketing durch externe Anbieter.
Arbeitet man ausschließlich mit einem IT-Dienstleister zusammen, spricht man von Single-Vendor-Outsourcing, sind mehrere Anbieter im Boot, die verschiedene IT-Segmente abdecken, handelt es sich um Multi-Vendor-Outsourcing.
Übrigens:
Die verschiedenen IT-Outsourcing-Modelle
Die folgenden Arten von IT-Outsourcing spiegeln außerdem die verschiedenen Möglichkeiten wider, an welchen Standorten die Anbieter zu finden sind:
- Onshoring ist die Auslagerung der IT innerhalb des eigenen Landes. Das kann zum Beispiel auch sinnvoll sein, wenn am Unternehmensstandort keine passenden Fachkräfte zur Verfügung stehen, wie es oft in den ländlichen Bereichen des Mittelstands der Fall ist. Ein Beispiel: Ein Unternehmen aus Hannover beschäftigt IT-Security-Expert:innen aus München.
- Nearshoring beschreibt IT-Outsourcing in naheliegende Nachbarländer mit nicht mehr als ein bis zwei Stunden Zeitverschiebung. Nearshoring erlaubt aufgrund der größeren kulturellen Nähe eine einfachere Kommunikation zwischen Auftraggeber und Dienstleister.
- Offshoring ist IT-Outsourcing in ferne Länder, zum Beispiel nach Indien mit mehreren Stunden Zeitverschiebung. Ein größerer Zeitunterschied kann dann vorteilhaft sein, wenn Unternehmen einen kontinuierlichen Kund:innensupport gewährleisten müssen. Ein Beispiel: Eine deutsche Agentur lässt in Indien die Website für eine:n Kund:in erstellen.
Der Unterschied zwischen Managed Services und IT-Outsourcing
Beim IT-Outsourcing lagert ein Unternehmen oft eine ganze IT-Abteilung oder Projekte aus. Managed Services betrifft dagegen nur einen kleinen Teil. Die IT-Gesamtstruktur und viele der Prozesse liegen bei der Nutzung von Managed Services somit weiterhin beim auftraggebenden Unternehmen selbst. Oft werden diese Begrifflichkeiten (wie in diesem Artikel) auch synonym verwendet.
Beispiele für Managed Services: Datenbankservices, Anwender-Support oder Security-Services wie Firewalling.
Der Unterschied zwischen Staff Augmentation und IT-Outsourcing
Staff Augmentation ist eine IT-Outsourcing-Strategie, die in Deutschland vor allem als Arbeitnehmerüberlassung bekannt ist. Hierbei engagierst Du ein Personalvermittlungsunternehmen, das Dir eine:n seiner:ihrer Mitarbeiter:innen zur Verfügung stellt. Dieser:diese Mitarbeiter:in ist während eines vereinbarten Zeitraums vollständig in Deinen Unternehmensalltag integriert. Endet dieser Zeitraum, ist die Fachkraft weiterhin bei seinem Stammunternehmen angestellt.
Auch AVANTGARDE Experts stellt Dir gerne im Bereich IT & Digitalisierung Spezialist:innen im Rahmen einer Arbeitnehmerüberlassung, Direktvermittlung oder auf freiberuflicher Basis zur Verfügung.
Der Unterschied zwischen IT-Freelancer:innen und IT-Outsourcing
IT-Freelancer:innen sind oft hochspezialisiert auf ihrem Gebiet und können so Dein Inhouse-Team temporär sinnvoll unterstützen. Im Unterschied zum klassischen IT-Outsourcing engagierst Du dabei nicht eine ganze Firma, sondern eine:n einzige:n Spezialist:in. Dieser kann Dich dann vor Ort bei Dir im Unternehmen oder sogar als Digitale:r Nomad:in vom anderen Ende der Welt unterstützen.
AVANTGARDE Experts hilft Dir nicht nur beim Finden einzelner Freelancer:innen, sondern stellt für Dich auch gerne ganze Projektteams aus Freelancer:innen zusammen. Mehr dazu findest Du in unserem Angebot für Unternehmen.
Lohnt sich IT-Outsourcing für meine Firma? Vorteile und Nachteile
Wann IT-Outsourcing sinnvoll für Dein Unternehmen ist, hängt von vielen Faktoren ab, zum Beispiel was Du outsourcen möchtest und wie viele externe Mitarbeiter:innen oder welches Expertenwissen dafür notwendig sind. IT-Outsourcing bringt einige Vorteile, aber auch entscheidende Nachteile mit sich:
Vorteile von IT-Outsourcing
- Kosteneinsparung: Mit IT-Outsourcing sparst Du oftmals Kosten. Das betrifft zum Beispiel Lohnkosten, aber auch Kosten für die Infrastruktur oder Instandhaltung. Denn Du zahlst für genau das, was Du nutzt. Brauchst Du Hilfe bei einem sehr speziellen Thema, spart es oftmals außerdem Zeit, auf externe Partner zu setzen, anstatt eigene Mitarbeiter:innen anzulernen.
- Weltweite Spezialist:innen: IT-Outsourcing macht dann Sinn, wenn die benötigten Kompetenzen in Deinem Unternehmen fehlen und zum Beispiel wegen des Fachkräftemangels in Deutschland mögliche Stellen nicht allzu schnell zu besetzen sind. 2022 sagten laut einer Bitkom-Umfrage nur 8% der Unternehmen, dass das Angebot an IT-Fachkräften ausreichend ist. Dank der Auslagerung der IT-Dienstleistungen kannst Du weltweit auf erfahrene Fachkräfte zurückgreifen und so das beste Ergebnis erzielen.
- Konzentration auf die Kernaufgaben: IT-Outsourcing kann Dir helfen, Routineaufgaben abzugeben, wie zum Beispiel die Bereitstellung von Infrastruktur und Arbeitsplätzen, den E-Mail-Betrieb, das Monitoring oder den technischen Support. Dadurch hast Du mehr Kapazitäten, um Dich auf wertschöpfende Projekte zu konzentrieren und Deine Mitarbeiter:innen zu entlasten.
- Am Puls der Zeit: IT-Outsourcing-Anbieter haben ihren Markt besonders gut im Blick und können in ihrem Kerngeschäft oftmals deutlich schneller auf Veränderungen und Neuerungen reagieren als es große Unternehmen intern könnten, zum Beispiel mit neuster Technologie und Software aber auch Fachwissen. In einer sich schnell wandelnden IT-Branche profitierst Du daher von Outsourcing.
- Bedarfsorientiertes Arbeiten: Anstatt viel Zeit zu investieren, um eine:n geeignete:n Bewerber:in zu finden, für den:die Du nur für kurze Zeit Verwendung hast, ermöglicht Dir IT-Outsourcing auch relativ spontanes Aufstocken oder Abbauen von IT-Leistungen, um beispielsweise Lastspitzen abzufangen.
Bei der Suche nach passenden Mitarbeiter:innen oder Freiberufler:innen ist Dir AVANTGARDE Experts gerne behilflich! Erfahre mehr zu unseren Leistungen in der Personalvermittlung und wie wir Dich bei der Freelancer:innen-Suche unterstützen.
- Skalierbarkeit: Dank des Vertrags mit dem IT-Outsourcing-Anbieter weißt Du ganz genau, welche Leistungen Du zu welchen Kosten erwarten kannst. Das kann Dir beim Monitoring und der Evaluation eines Projekts später helfen.
Nachteile von IT-Outsourcing
- Datensicherheit: Insbesondere, wenn Du zum Beispiel auf Server im Ausland zurückgreifst, ist es oftmals intransparent, was mit Deinen Daten wirklich passiert. Hier besteht beispielsweise die Gefahr der Wirtschaftsspionage. Und auch in anderen Bereichen solltest Du Dir gut überlegen, was Du mit einem externen Dienstleister teilen kannst und darfst, wie zum Beispiel Kund:innenendaten.
- Sprachbarrieren, Zeitunterschiede und Reisekosten: Eine andere Sprache oder eine große Zeitverschiebung machen die Zusammenarbeit oft gar nicht so einfach. Hier solltest Du abwägen, ob sich das eventuell negativ auf Dein Vorhaben auswirkt. Außerdem solltest Du bedenken, dass Geschäftsreisen zu weit entfernten Outsourcing-Anbietern auf Dauer teuer werden könnten.
- Hoher Aufwand bei Kleinprojekten: Fehlt Dir eigentlich nur ein:e einzige:r Mitarbeiter:in, um Dein Projekt stemmen zu können? Dann ist IT-Outsourcing an große Anbieter oftmals viel zu aufwändig. Stattdessen kannst Du zum Beispiel auf IT-Freelancer:innen setzen.
IT-Freelancer:in – eine Alternative zum IT-Outsourcing?
Wann engagiere ich am besten IT-Freelancer:innen, Workbenches oder Anbieter für IT-Outsourcing?
Für kleinere Unternehmen und Projekte ist der zusätzliche Bedarf an Entwicklungskapazität überschaubar. Dann ist oft Freelancing die kosteneffektivste Lösung. Freelancer:innen lassen sich sehr vielseitig einsetzen und bieten für jede Organisation eine schnell-verfügbare und flexibel-anwendbare Lösungsoption. IT-Freelancer:innen decken außerdem temporär auftretende Engpässe sehr gut ab.
Im dynamischen Projektumfeld und bei Bedarfsspitzen sind Workbench-Modelle, wie AVANTGARDE Experts sie anbietet, optimal. Vorteile zum klassischen IT-Outsourcing sind unter anderem der Wegfall von Overhead-Kosten und eine vollständige Kostentransparenz.
Für Großprojekte und größere Unternehmensstrukturen ist das IT-Outsourcing häufig die beste Wahl. Denn hier erhalten die Unternehmen mehr Erfahrung, schnellere Skalierbarkeit, Sicherheit und Effizienz.
Gibt es bestimmte Themenbereiche, für die sich IT-Freelancer:innen am besten eigenen?
Wir raten Unternehmen, Freelancer:innen zu beauftragen bei
- beratungsintensiven Themen,
- speziellen Leistungen,
- ergänzenden Leistungen, die zum Beispiel im Unternehmen nicht vorhanden sind,
- Projekten und
- Innovationsthemen.
Nicht zu unterschätzen ist der Trend, IT-Freelancer:innen mit ihrer Tech-Expertise und Erfahrung für das strategische Hiring einzusetzen. Denn vielen Unternehmen und Gründern fehlt dafür das nötige Tech-Know-how. IT-Spezialistinnen und IT-Spezialisten in Unternehmen sind außerdem oftmals so ausgelastet, dass sie dies nicht zusätzlich übernehmen können. IT-Freelancer:innen können daher dabei helfen, wichtige IT-Fachkräfte und Führungskräfte für das Unternehmen zu gewinnen.
Wann ist es sinnvoll dauerhaft Mitarbeiter:innen in der IT anzustellen?
Dauerhaft Mitarbeiter:innen anzustellen, ist eine strategische Entscheidung und dient dem Aufbau einer langfristigen Tech-Kompetenz und Engineering-Kultur. Man muss die Aufgaben klar von Freelancer:innen-Tätigkeiten abgrenzen und wir sehen für sehr viele Anwendungsfälle enorme Mehrwerte, wenn diese beiden Modelle Hand-in-Hand kombiniert und genutzt werden. Unsere Beratung setzt daher häufig einen Schritt früher an und verhilft Firmen nicht nur zur optimalen Besetzung einzelner Rollen, sondern bietet zielgerichtete individuelle Lösungen und Kombinationsmöglichkeiten aller Modelle an.
In welchen Bereichen vermittelt AVANTGARDE Experts IT-Freelancer:innen oder Mitarbeiter:innen in Festanstellung?
Grundsätzlich decken wir das komplette Feld der Digitalisierung, IT und Technologie ab. Einer unserer Schwerpunkte ist die Softwareentwicklung für Anwendungen und Solutions. Themenfelder sind hier beispielsweise Web, Mobile, Cloud, Frontend, Backend, Architektur, DevOps, Security, aber auch BigData, DataScience, Machine Learning und AI.
Ein wichtiges Thema ist für uns außerdem die Digitalisierung traditioneller Branchen, zum Beispiel FinTech, InsureTech oder LegalTech, aber auch eCommerce und allgemein innovative Produktlösungen (SaaS/PaaS).
Was übernimmt AVANTGARDE Experts bei der Vermittlung von Freelancer:innen? Was sind Aufgaben der Unternehmen?
Wir von AVANTGARDE Experts übernehmen für Dich folgende Aufgaben:
- Bedarfsanalyse und Beratung zur Umsetzung in Kooperation mit dem Unternehmen
- Recruiting, Auswahl und Qualifizierung der Kandidat:innen
- Organisation und Koordination mit den Fachkräften (Briefings, Vorstellungstermine, Vertragsunterzeichnung)
- Verhandlung und Vertragsmanagement
- Projektmanagement (Milestone-Planung), Projektkalkulation, Administration und Abrechnung
Aufgaben Deines Unternehmens sind dann nur noch:
- Definition des Projektrahmens und des Einsatzzwecks (Anforderungen, Aufgaben, Ziele, Budget, Timing)
- Projekt-Onboarding
- Konforme Umsetzung und Handling eines:einer Freelancers:Freelancerin in der Organisation
Wie kann ich meine Leistungen als IT-Freelancer:in bei AVANTGARDE Experts anbieten?
Wir freuen uns sehr, unserem Expert:innenpool neue Gesichter hinzufügen zu können. Wenn Du Interesse an unserer Vermittlung von IT-Freelancern hast, kannst Du folgende Möglichkeiten nutzen:
- Schick uns eine Initiativbewerbung
- Bewirb Dich direkt auf verfügbare Projekte in unserer Job- und Projektbörse
- Abonniere unseren Job-Alert, um bei neuen Projekten per Mail benachrichtigt zu werden
Wir bedanken uns bei Stefan für das informative Interview!
IT-OUTSOURCING: SO FINDEST DU DEN RICHTIGEN ANBIETER
IT-Outsourcing ist häufig eine langfristige Partnerschaft. Wenn Du IT-Services auslagern möchtest, solltest Du bei der Wahl des passenden IT-Dienstleisters folgende Punkte im Blick haben:
- Erfahrung und Expertise: Suche nach einem IT-Dienstleister, der Erfahrung mit den von Dir benötigten Dienstleistung mitbringt und das entsprechende Fachwissen hat.
- Servicequalität: Verlasse Dich nicht allein auf die Angaben des IT-Outsourcing-Anbieters. Prüfe die Servicequalität des IT-Anbieters anhand von Kund:innenenbewertungen, Referenzen oder Case Studies.
- Skalierbarkeit: Hat der Anbieter personell ausreichend Ressourcen, um auch kurzfristig auftretende Lastspitzen abzufedern?
- Sicherheit & Datenschutz: Wie geht der Anbieter mit dem Thema Sicherheit um? Entsprechen die Maßnahmen zum Schutz Deiner Daten den geltenden Datenschutzbestimmungen?
- Preise: Vergleiche die Preise und stelle sicher, dass diese angemessen sind und sich im Rahmen des Marktpreises bewegen.
- Support & Kommunikation: Prüfe, ob der IT-Anbieter einen guten Kund:innenensupport bietet und wie schnell er Probleme löst. Außerdem sollte er durch eine ehrliche und angenehme Kommunikation überzeugen.
- Partnernetzwerk: Über welches Partnernetzwerk verfügt der IT-Dienstleister?
- Kommunikation: Passt auch die menschliche Ebene in der Zusammenarbeit. Macht der IT-Provider keine übertriebenen Versprechungen, sondern zeigt realistische Chancen auf.
IT-OUTSOURCING-VERTRAG: DIESE 3 PUNKTE SOLLTEST DU BEACHTEN
Das Service-Level-Agreement (SLA) ist ein wichtiger Vertrag zwischen einem:r Kund:in und einem IT-Dienstleister. Um sicherzustellen, dass die Zusammenarbeit reibungslos verläuft, sollten bei der Erstellung des SLA die folgenden Punkte beachtet werden:
- Eine genaue Beschreibung der zu erbringenden Leistungen und der Verantwortlichkeiten im Statement of Work, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden.
- Die Wahl einer angemessenen Vertragslaufzeit und die Regelung der Rechte und Daten nach Vertragsende.
- Die Vermeidung von Billiganbietern, die weit unter den in Benchmark-Berichten von Beratungsunternehmen genannten Preisen liegen.
IT-Outsourcing & IT-Freelance:innen als Chance für Unternehmen
IT-Outsourcing hat viele verschiedene Gesichter und die Entscheidung sollte wohl überlegt sein – schließlich sind mit diesem Schritt auch einige Nachteile verbunden, wie die gefährdete Datensicherheit.
Ob Du lieber auf einen Outsourcing-Anbieter zurückgreifst oder alternativ auf IT-Freelancer:innen setzt, hängt dabei vor allem von Deinen kurz- und langfristigen Zielen ab. Sollte Dein Unternehmen aufgrund des Fachkräftemangels vor dieser Entscheidung stehen, können Personaldienstleister einen echten Mehrwert bieten und Dir den Zugang zu hochspezialisierten Fachkräften in Rekordzeit ermöglichen: AVANTGARDE Experts steht Dir als Partner gerne zur Seite! Egal ob Du auf der Suche nach Freelancer:innen oder ganzen Projektteams bist, wir stellen Dir gerne Dein individuelles Team zusammen.
Bist Du dagegen selbst IT-Freelancer:in und suchst nach spannenden neuen Herausforderungen in dieser Branche? In unserer Jobbörse findest Du unsere derzeit ausgeschriebenen Projekte. Kein passendes Projekt für Dich dabei? Dann bewirb Dich jetzt initiativ bei uns und wir informieren Dich umgehend, sobald wir ein passendes Projekt für Dich gefunden haben.
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