Mails organisieren

Als Ray Tomlinson 1971 die weltweit erste E-Mail verschickte, wusste er nicht, was für einen Stein er damit ins Rollen bringen würde. Heute ist die Kommunikation mittels elektronischer Post fest in unseren Alltag integriert. Laut des Statistikportals Statista wurden im Jahr 2016 allein in Deutschland rund 626 Milliarden E-Mails verschickt. Für 2017 werden etwa 732 Milliarden versendete E-Mails prognostiziert. Bei diesen Zahlen ist es gut nachvollziehbar, dass wir mit der täglichen E-Mail-Flut überfordert sind.

Holger Wöltje, Spezialist für elektronisches Zeitmanagement, betont: „Nicht E-Mails sind das Problem, sondern wie wir damit umgehen.“ Der Stress, der uns oft überkommt, sobald wir unser Postfach öffnen, wird demnach nicht durch die Mails an sich ausgelöst, sondern durch unseren Umgang damit. Wir zeigen Dir ein paar einfache Tricks, die Dir den Umgang mit der täglichen E-Mail-Flut erleichtern, ohne dass der Stresspegel in die Höhe schnellt oder Du wertvolle Zeit verschwendest. Denn E-Mail-Management bedeutet auch Zeitmanagement – und das will gelernt sein.

Du wirst alle zehn Minuten aus Deiner Arbeit gerissen, weil eine neue E-Mail im Postfach liegt? Du bist immer erreichbar und darum bemüht, Mails sofort zu beantworten? Das muss nicht sein! Im Gegenteil, es kann sich sogar kontraproduktiv auf Deinen Workflow und die Arbeitszeit auswirken. In einem Artikel in der WirtschaftsWoche heißt es dazu: „Beratungsgesellschaften beziffern den Wert der verlorenen Arbeitszeit auf mehrere Milliarden Euro jährlich.“

Arbeite lieber konzentriert an einer Sache und bringe diese zu Ende, bevor Du mit einer neuen Aufgabe beginnst. Um Deine Arbeitszeit so produktiv und effizient wie möglich zu gestalten, ist es sinnvoll, feste Zeiten für die Bearbeitung von Mails zu definieren. Im Folgenden erfährst Du, welche Tageszeiten besonders gut dafür geeignet sind und was Du auf jeden Fall vermeiden solltest.

Es reicht, wenn Du Deine E-Mails ein- bis zweimal am Tag bearbeitest. Wenn Dein Arbeitsalltag es Dir nicht erlaubt nur zweimal pro Tag in Dein E-Mail-Postfach zu schauen, solltest Du trotzdem feste Zeiten zur Bearbeitung festlegen. Beachte aber dabei auch Deinen Biorhythmus. Die besten Zeiten, um Dich Deinem Posteingang zu widmen, sind:

Morgens, etwa zwei Stunden nach Arbeitsbeginn: Nutze die ersten zwei Stunden für wichtige Projekte, denn in dieser Zeit bist Du meist noch sehr fit und wach. Wenn Du merkst, dass Dein Konzentrationsvermögen leicht nachlässt, ist der richtige Moment für Deine E-Mails.

Direkt nach der Mittagspause: Nach dem Mittagessen fühlen wir uns meist schlapp und energielos. Unser Körper ist mit der Verdauung beschäftigt, die Konzentration fällt uns schwer und wir sind weniger leistungsfähig. Diese Zeit, das „Mittagstief“, eignet sich hervorragend, um Mails zu beantworten. Denn dabei handelt es sich in den meisten Fällen um einen standardisierten, weitgehend automatisierten Vorgang.

Kurz vor Feierabend: Bearbeite die restlichen eingegangenen E-Mails kurz vor Feierabend. Es ist einfach ein gutes Gefühl, den PC auszuschalten, wenn keine ungelesenen E-Mails mehr im Postfach liegen.

BLOSS NICHT

Die E-Mail ist ein schnelles Medium. Oft brauchst Du nur ein bis zwei Minuten, um eine Mail zu verfassen. Viele nutzen daher kurze Arbeitspausen zur Bearbeitung elektronischer Nachrichten. Diese Pausen sind aber äußerst wichtig, um den Kopf frei zu bekommen und abzuschalten. Dadurch tanken wir wieder neue Energie für den restlichen Arbeitstag. Egal, wie schnell Du eine Mail beantwortest: Nutze sie nicht als Pausenfüller. Genieße die Pausen bewusst und bearbeite Deine Mails bewusst – zu bestimmten, Dir selbst vorgegebenen Zeiten.

Wie heißt es doch so schön? Ordnung ist das halbe Leben. Zumindest wenn es um die Organisation Deiner E-Mails geht, bewahrheitet sich dieses Sprichwort immer wieder. Im Folgenden zeigen wir Dir, wie Du Deine Mailordner richtig strukturierst und verwaltest.

E-MAIL-ORDNER VERWALTEN: WENIGER IST MEHR!

Dein Posteingang ist keine virtuelle Bibliothek, sondern ein temporärer Ablageort für Nachrichten. Eine klare E-Mail-Ordnerstruktur hilft Dir dabei, den Überblick über Deine Mails zu behalten und sie systematisch zu bearbeiten. Begehe dabei nicht den Fehler, für jeden Einzelfall einen neuen Ordner anzulegen, denn dadurch bringst Du mehr Unordnung in Dein Postfach. Die Unterteilung in grobe Kategorien ist wesentlich hilfreicher. Nimm Dir Zeit, die Ordnerstruktur gut zu durchdenken und zu planen, sodass Du die Mails später wiederfindest.

Der US-amerikanische Autor und Erfinder der Selbstmanagement-Methode, David Allen, empfiehlt, die Ordner nach ihrer Funktion anzulegen. Um den Überblick nicht zu verlieren, solltest Du ein einfaches System mit wenigen Ordnern verwenden. Eine solche Struktur könnte folgendermaßen aussehen:

• antworten: E-Mails, die Du beantworten musst
• warten: E-Mails, auf die Du eine Antwort erwartest
• erledigt: abgeschlossene Mails und Projekte

Mit nur drei Ordnern hast Du schon eine übersichtliche Struktur geschaffen. Nun gilt es, die Ordner in die richtige Reihenfolge zu bringen.

REIHENFOLGE DER ORDNER FESTLEGEN

Meist werden die Mailordner automatisch alphabetisch geordnet. Für einen besseren Überblick ist es jedoch ratsam, die Reihenfolge der Ordner selbst festzulegen, zum Beispiel, indem Du sie nummerierst und das Wichtigste ganz nach oben setzt:

• 01-antworten
• 02-warten
• 03-erledigt

Dieses System funktioniert selbstverständlich auch, wenn Du eine andere Ordnerstruktur ausgewählt hast.

Häufigen Kontakten oder wichtigen Kunden gibst Du einfach die Nummer 1:

• 01-Kunde XY
• 02-Firma XY

Achte bei diesem System darauf, dass die unbearbeiteten E-Mails nicht in den Untiefen der Ordner „verschwinden“. Denn hier gilt ganz klar: Aus den Augen, aus dem Sinn.

„AUS DEN AUGEN, AUS DEM SINN“

Verschiebst Du eine noch zu beantwortende E-Mail eines Kunden in den jeweiligen Kundenordner, so ist die Wahrscheinlichkeit sehr hoch, dass sie dort für alle Ewigkeiten unbeantwortet liegen bleibt. Wir sind so vielen äußeren Reizen ausgesetzt, dass eine E-Mail im Alltagsstress schnell in Vergessenheit gerät, wenn wir sie nicht stets präsent haben.

Wenn Du also keinen separaten „antworten“- oder „To-do“-Ordner angelegt hast, dann kannst Du die Mails auch mit verschiedenen Farben markieren: „rot“ für antworten, „gelb“ für warten. Erledigte E-Mails solltest Du auf jeden Fall in einen separaten Ordner verschieben, denn wie gesagt: Der Posteingang ist für die Ablage bestimmt und kein Aufbewahrungsort.

EINHALTEN DER 1-KLICK-REGEL

Eine sehr gute Methode zur Verbesserung Deines Zeitmanagements ist das Einhalten der 1-Klick-Regel: Entscheide nach dem Öffnen direkt, was mit der Mail passieren soll:

• In welchen Ordner legst Du sie ab?
• Bis wann muss sie bearbeitet werden?

Wenn eine Mail fertig bearbeitest ist, dann archiviere sie sofort. Viel zu oft denken wir: „Das kann ich später auch noch machen.“ Doch dann liegen die unterschiedlichsten Mails ohne jegliche Struktur in Deinem Postfach und Du verlierst den Überblick. Kein Aufschieben mehr! Entscheide direkt beim Lesen, was mit der Mail geschehen soll – es ist nur ein Klick, der Dir aber später jede Menge Zeit erspart.

SO BEKOMMST DU KÜNFTIG WENIGER MAILS

Um der täglichen Flut an E-Mails Einhalt zu gebieten, kannst Du aktiv dafür sorgen, weniger Mails zu bekommen. Gehe in Gedanken einmal die Newsletter durch, die du wöchentlich, vielleicht sogar täglich, bekommst. Liest Du wirklich alle?

Sortiere aus: Welche Newsletter bieten Dir einen Mehrwert, welche liest Du gerne und welche wandern vom Postfach ungelesen in den virtuellen Papierkorb? Kündige im nächsten Schritt alle Newsletter, die nicht wichtig sind und die Du nicht liest.

Wie verhält es sich mit Deinem Spam-Filter? Landen tatsächlich alle unerwünschten E-Mails im Spamordner? Wenn nicht, dann kannst Du Dir entweder selbst einen besseren Spam-Filter einrichten oder die IT-Abteilung darum bitten, das für Dich zu übernehmen. Du wirst sehen: Mit diesen zwei Methoden wirst Du in Zukunft weitaus weniger Mails bekommen.

Gute Organisation ist das A und O im stressigen (Arbeits-) Alltag. In seinem Buch „Getting things done“ beschreibt David Allen, wie Du durch richtiges Selbstmanagement anfallende Tätigkeiten gezielt bewältigst und so Stress vermeidest.

Dazu gehört auch, nicht ständig erreichbar zu sein. Sorge für klare Grenzen zwischen Beruf und Privatleben. In unserem Artikel Richtig abschalten nach der Arbeit: 9 hilfreiche Tipps für einen entspannten Feierabend zeigen wir Dir, wie Du nach einem harten Arbeitstag wieder Kraft und Energie schöpfst.

Außerdem findest Du in unserem Magazin Tipps, wie Du Deine Produktivität ganz leicht steigern kannst und zufriedener im Job wirst.

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