Remote Onboarding: Tipps für die digitale Einarbeitung aus Home Office & Co.

2. Motivation und Leistung bleiben ungewiss

Die Leistung und Motivation eines neuen Kollegen lassen sich aus der Ferne oft schwer beurteilen. Daher ist es wichtig, neben SMARTEN-Zielen mit dem Onboardee von Beginn an die Erwartungen zu besprechen: Was erwartet er sich von der Einarbeitung und welche Erwartungen gibt es seitens des Unternehmens? Folgender Erwartungshorizont sollte dem Neu-Mitarbeiter kommuniziert werden:

• Was sollte bis Ende der ersten Woche erledigt sein?

• Welche Ziele sind bis Ende des ersten Monats zu erreichen? Und welche erst nach drei Monaten?
• An welchen virtuellen Meetings sollte man in der ersten Zeit unbedingt teilnehmen?

Auf diese Weise erhält der neue Mitarbeiter Orientierung und bleibt auch von zu Hause aus stets auf dem gewünschten Kurs. Je nach Tätigkeit und Position sollten auch standardisierte Prozesse im Team hinterfragt werden und aktive Hilfestellung Teil des Onboarding-Prozesses sein.

3. Zusammenarbeit mit Kollegen ist erschwert

Da das persönliche Element in der Kommunikation nicht vorhanden ist, erschwert das auch die Zusammenarbeit mit den Kollegen. Denn: Mitarbeiter, die einander gut kennen und sich persönlich verstehen, arbeiten laut verschiedener Studien besser zusammen.

„Die Körpersprache fehlt ebenfalls, man kann nur schwer einschätzen, ob eine Person eventuell noch etwas sagen möchte“, ergänzt Sophia Walter. Nicht zuletzt schaffen Interaktion und Face-to-Face-Kommunikation innerhalb einer Gruppe Vertrauen.

Ist dieses Vertrauen anfangs allerdings nicht vorhanden, mag sich der eine oder andere vielleicht die Frage stellen, ob der Neueinsteiger wirklich motiviert an den gemeinsamen Themen und Projekten arbeitet. Diese Skepsis kann schlimmstenfalls sogar auf die eigene Motivation abfärben. Denke auch daran, dass Mitarbeiter einer Abteilung sich in der momentanen wirtschaftlich schwierigen Lage auch in einer Art Konkurrenzsituation befinden. Ihnen brennen möglicherweise drängendere Dinge unter den Nägeln als den neuen Kollegen bei der Einarbeitung virtuell „an die Hand zu nehmen“. Auf Distanz den Teamspirit zu erhalten ist daher ein Faktor, den Du unbedingt im Blick behalten musst.

Egal, ob Start-up oder Konzern: Damit die Einarbeitung aus der Ferne gelingt, musst Du gewisse Voraussetzungen schaffen.

1. Denke den normalen Onboarding-Prozess neu

Schau Dir den bisherigen Einarbeitungsprozess in Deinem Unternehmen gut an – sofern vorhanden. Denn nur sauber gestaltete Prozesse und Inhalte lassen sich später mit Hilfe eines Tools digital abbilden.

„Der Onboarding-Prozess muss an die neue Situation angepasst werden. Die vermittelten Inhalte bleiben aber zum größten Teil die gleichen.“ Sophia Walter rät, sich dabei diese Fragen zu stellen:

• Was kann bleiben, weil es auch beim Einarbeiten aus der Ferne funktioniert?
• Was muss angepasst werden?
• Priorisiere die Dinge, die anzupassen sind: Was ist in der momentanen Situation ein Muss und was nur „nice to have“?
• Investiere Deine Zeit in die Top-Themen, die für ein erfolgreiches Onboarding am wichtigsten sind.
• Welche Tools und digitalen Lösungen sind wofür sinnvoll?
• Wie und durch wen werden Maßnahmen an den neuen Mitarbeiter kommuniziert?

Der neue Remote-Onboarding-Prozess ist natürlich noch nicht perfekt. „Die Situation ist für alle neu. Vor dem ersten Mal hat man keine Garantie, dass das Remote Onboarding so funktioniert, wie man es sich wünscht“, so Sophia Walter. „Du kannst den Prozess aber nach und nach optimieren, denn mit jedem neu im Home Office eingearbeiteten Mitarbeiter kommt wertvolles Feedback zur Verbesserung der Onboarding-Journey zu Dir zurück.“

2. Hole alle beteiligten Personen mit ins Boot

Onboarding im Home Office erfordert die Zusammenarbeit und Abstimmung verschiedener Abteilungen, Führungskräfte und Mitarbeiter. Es bedeutet für alle Beteiligten auch Mehrarbeit neben dem Tagesgeschäft. Hole daher alle beteiligten Kollegen frühzeitig mit ins Boot, bitte sie um ihren Input und mache ihnen die Bedeutung ihrer Aufgabe klar. Denn die Belegschaft muss bereit sein, aktiv an der Integration des neuen Kollegen mitzuwirken. Andernfalls wird der Übergang vom traditionellen zum Remote Onboarding nicht von Erfolg gekrönt sein. Und der neue Mitarbeiter denkt sich: So wichtig bin ich denen wohl nicht.

3. Sorge für die Schulung der Führungskräfte

Ein Team zu führen, ist nie eine einfache Sache. Doch die Führung von Teams aus der Ferne und dann noch in der Krise, stellt eine besondere Herausforderung dar. 

Remote-Einarbeitung verlangt einer Führungskraft in puncto Motivations-, Kommunikations- und Moderationsfähigkeit eine Menge ab. Sie sollte daher mittelfristig für diese wichtige Aufgabe der Remote Leadership geschult werden, da sie in einer VUCA Welt auch für die Zeit nach Corona noch relevant ist. Führungskräfte, die mit Blick auf ihre Abteilung führen und psychisches Wohlergehen als oberstes Ziel haben, sind dank ihrer Führungsqualitäten künftig gefragter denn je.

Das Onboarding teilt sich meist in drei Phasen auf (Preboarding, erster Arbeitstag und Orientierung, Einarbeitung & Integration), in denen Du verschiedene Dinge im Blick behalten solltest.

1. Preboarding

Die Zeit zwischen der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags und dem ersten Arbeitstag bezeichnet man als Preboarding-Phase. Diese sollte man nicht ungenutzt verstreichen lassen.

Kontakt halten & Unsicherheit nehmen

Die ersten Schritte bei einem virtuellen Onboarding sind entscheidend – insbesondere in Krisenzeiten. Denn wenn der erste Arbeitstag noch einige Wochen in der Ferne liegt, könnten im Kopf des Neueinsteigers unangenehme Fragen aufpoppen: Braucht mich das Unternehmen eigentlich noch? Wird es auch genug zu tun geben?

Nimm ihm in dieser Wartephase die Unsicherheit, indem Du ihm die Situation und eventuelle Veränderungen im Unternehmen erklärst. Es fehlen noch wichtige Daten oder Unterschriften? Prima. Jetzt ist auch der ideale Zeitpunkt, kleinere administrative Tätigkeiten zu erledigen. Zum Beispiel die Steuer- und Sozialversicherungsnummer des künftigen Mitarbeiters einzuholen.

„Die Bemühungen um die Integration des neuen Mitarbeiters sollten bereits vor dem ersten Arbeitstag beginnen. Wichtig ist die stetige und transparente Kommunikation mit dem Onboardee. Er muss das Gefühl haben, die richtige Entscheidung getroffen zu haben“, betont unsere Expertin Sophia Walter.

Technisches Equipment bereitstellen

„Der neue Kollege muss vor dem Start alles haben, was er braucht“, erklärt Sophia Walter weiter. Zu einem reibungslosen Arbeitsbeginn im Home Office zählt auch die Ausstattung mit geeigneter Hard- und Software. Damit ein neuer Mitarbeiter von daheim aus seiner Tätigkeit problemlos nachgehen kann, braucht er die notwendige technische Ausrüstung mit allen firmenrelevanten Anwendungen, Tools zur Kommunikation und gegebenenfalls die Fernzugriffsrechte auf das Firmennetzwerk. Gerade für diejenigen, die für den neuen Job umgezogen sind, kann eine stabile Internetverbindung nicht in jedem Fall vorausgesetzt werden. Auch hier kann der Arbeitgeber mit Rat und Tat zur Seite stehen und auch bei der richten Ergonomie am Arbeitsplatz unterstützen.

Computer und Zubehör können auf postalischem Weg zugeschickt werden oder der Neuling holt sie persönlich ab.

Welcome package zusenden

Sende dem neuen Mitarbeiter per Post ein Welcome package nach Hause zu oder übergib ihm dies persönlich. Das ist eine besondere Aufmerksamkeit und zeugt von Wertschätzung gegenüber dem künftigen Kollegen. Die darin enthaltenen Welcome-News sollten allgemeine Informationen über das Unternehmen (Vision bzw. Leitbild, Unternehmenswerte, Firmengeschichte etc.) beinhalten und eine Übersicht über wichtige Termine, etwa regelmäßige Abteilungsmeetings sowie Informationen zu Arbeits- und Pausenzeiten, bieten. Die Abteilung, in der der Mitarbeiter arbeiten wird, tauscht sich bereits über soziale Netzwerke oder Messenger-Dienste aus? Durch eine Teilnahme und Einladung in bereits vorhandene Gruppen können so bereits erste Kontakte zu den künftigen Kollegen geknüpft werden.

Einarbeitungsplan erstellen

Du hast im Recruiting einen hohen Aufwand betrieben, um den fachlich passenden Mitarbeiter mit „Cultural fit“ für Dein Unternehmen zu finden? Dann überlasse seine Einarbeitung nicht dem Zufall. „Das Onboarding im Home Office benötigt eine intensivere Vorbereitung“, so Sophia Walter. Zu viel Input zu Prozessen, Systemen und Arbeitsabläufen können selbst den erfahrensten Newbie rasch überfordern. Ein individueller Einarbeitungsplan für jeden Remote Onboardee ist daher Pflicht.

Laut Sophia Walter ähnelt ein guter Einarbeitungsplan fürs Home Office einem normalen Einarbeitungsplan fürs Büro. Dennoch benötigt er eine etwas andere Struktur: „Ein modulartiger Aufbau, in dem die Neustarter die Themenblöcke auch flexibler bearbeiten können, ist sinnvoll.“

Erstelle zusammen mit der entsprechenden Abteilung eine Liste mit einfach zu verstehenden Aufgaben, die der Neuling in den ersten Tagen beziehungsweise Wochen im Home Office eigenständig abarbeiten soll. Biete ihm eine feste Struktur, an der er sich in der Anfangszeit entlang hangeln kann. Setze realistische kurz-, mittel- und langfristige Ziele. Das gibt Orientierung und Sicherheit. Es ist wichtig, dass die Ziele gemessen und die Zielerreichung nachvollzogen werden kann.

Mögliche Inhalte eines Einarbeitungsplans:

• Administrative Vorbereitung: Gibt es noch offene Punkte?
• Vorstellung der wichtigsten Ansprechpartner
• Kennenlernen der Abteilungen
• Aufgaben und Ziele für die Probezeit
• Planung von Mitarbeitergesprächen
• Kompetenzaufbau
• Geplante Reviews

Tipp: Eine Software hilft dabei, die Einarbeitung effizienter abzuwickeln. Dort kannst Du alle wichtigen Informationen zentral bereitstellen. Bei einem digitalen Einarbeitungsplan werden alle Beteiligten über ihre Aufgaben informiert. So weiß jeder, wer was wann zu tun hat. Zudem siehst Du jederzeit, welche Aufgaben bereits erledigt wurden und welche nicht. Du behältst die Kontrolle und stellst sicher, dass jeder neue Mitarbeiter denselben positiven ersten Eindruck vom Unternehmen erhält.

Führungskräfte und Mitarbeiter informieren

Sende allen Führungskräften vor dem ersten Arbeitstag die erforderlichen To-dos und Informationen über den neuen Mitarbeiter sowie die Termine der angesetzten Meetings für die erste Woche.

Informiere auch die Abteilung beziehungsweise die gesamte Belegschaft so früh wie möglich über den Start des neuen Kollegen. So können sich alle darauf einstellen und ihn am ersten Arbeitstag herzlich willkommen heißen. Wichtig ist, dass jeder weiß, welche Aufgaben der Neueinsteiger übernimmt und ob und was man selbst mit der neuen Person im Arbeitsalltag zu tun haben wird.

3. Orientierung, Einarbeitung & Integration

Die ersten Tage, Wochen und Monate bis zum Ende der Probezeit dienen der Orientierung und Einarbeitung in das Fachgebiet, vor allem aber der sozialen Integration ins Unternehmen.

Mentoren-System aufbauen

Empfehlenswert ist es, einen Mentor als zentralen Ansprechpartner für den neuen Mitarbeiter beim Remote Onboarding zu etablieren. Dieser entlastet die Führungskraft. Der Mentor ist ein Kollege, der den Onboardee in der Anfangszeit begleitet und ihn bei der ersten Orientierung unterstützt. Dem Neuling muss klar sein, an wen er sich bei Problemen und Fragen wenden kann. Er sollte dem neuen Mitarbeiter auch dabei helfen, weitere Kontakte im Unternehmen zu knüpfen und jederzeit kontaktierbar und mit entsprechendem Zeitbudget ausgestattet sein.

Kommunikation der Erwartungen

Du solltest, wie bereits erwähnt, klar die Erwartungen des Unternehmens an den Onboardee kommunizieren. Welche Ziele und Meilensteine sollen bis wann erreicht werden und wie wird das kontrolliert? Gleichzeitig sollten auch die Erwartungen des Onboardees erfragt werden und ein Abgleich erfolgen.

Wissen aufbauen

Zwar bekommt der neue Kollege durch virtuelle Gespräche und Meetings schnell einen ersten Überblick über interne Abläufe und Aufgaben im Unternehmen. Doch um Wissen über die neue Arbeit aufzubauen, sollten Dokumentationen, firmeninterne Wikis oder andere Wissensressourcen zur Verfügung stehen. Auch Schulungen und Workshops sind sinnvoll. Allerdings: „Den ganzen Tag allein zu Hause vor dem PC zu sitzen und aufmerksam zu sein, ist sehr herausfordernd. Hier müssen bei der Wissensvermittlung mehr Pausen eingeplant werden“, empfiehlt Sophia Walter.

In engem Kontakt bleiben

Führungskräfte sollten in den ersten Tagen und Wochen engen Kontakt zum Onboardee halten und regelmäßig Feedback einfordern: Kommt er mit den gestellten Aufgaben klar, wo treten Probleme auf? Konstruktives Feedback ist zudem wichtig, um Orientierung zu bieten: Ist das, was ich da mache, überhaupt so, wie ich es machen soll? Im Home Office fällt so etwas gerne mal unter den Tisch oder wird nicht konsequent gehandhabt. Auch mit Lob und Anerkennung sollte nicht gespart werden, wenn etwas gut läuft.

Sophia Walter: „Mentoren und Führungskräfte müssen gerade am Anfang für Rückfragen zur Verfügung stehen, da ein Mitarbeiter im Home Office, der verloren an einer Aufgabe sitzt, nicht vom Team als verloren erkannt werden kann. Die Einrichtung eines offenen Feedback-Kanals ist wichtiger als sonst. Neben den persönlichen Telefonaten, der klaren Struktur, der Kommunikation von Erwartungen, ist es das wirkungsvollste, um dem Nachteil des Remote Onboardings entgegenzuwirken.“

Auch für Dich ist der persönliche Kontakt zum neuen Mitarbeiter das A und O. Stelle beispielsweise in regelmäßigen Abständen kurze Termine zum Austausch ein. Das können jeden zweiten Tag 15 Minuten sein. In diesen 15 Minuten hast Du die Gelegenheit, offene Fragen zu klären und Dir Sorgen anzuhören. So bekommst Du auch mit, wenn der Neuling unzufrieden ist, weil er sich im Vorstellungsgespräch unter Umständen ein falsches Bild von der Firma gemacht hat. Ist der „Personal Fit“ zwischen Unternehmen und Mitarbeiter nicht gegeben, kann eine Trennung bereits in der Probezeit eine für beide Seiten optimale Lösung sein.

Tipp: Scheu Dich nicht, offen zu den neuen Mitarbeitern zu sein. Sage ihnen, dass es auch für Dich eine neue Erfahrung ist und Du Dich auf Feedback und das gemeinsame Experiment freust. So wird der neue Mitarbeiter auch mehr Verständnis aufbringen, wenn mal etwas nicht so glatt läuft.

Soziale Integration fördern

Um das Teamgefühl aus der Ferne aufrechtzuerhalten und den neuen Kollegen schnell ins Unternehmen zu integrieren, sollten ein persönlicher Austausch möglich sein und auch Geburtstage nicht unter den Tisch fallen.

Sophia Walter: „Das Networking unter den Neustartern und im Unternehmen muss beim Remote Onboarding aktiver gefördert werden. Andere Abteilungen, die man sonst besuchen geht oder zufällig trifft, müssen nun gezielt vorgestellt werden. Außerdem sind auch „digitale Mittagspausen“ empfehlenswert, wo man zusammen isst und sich austauscht – fast wie im Büro.“ In Großunternehmen kann auch die moderierte Vernetzung aller neuen Kollegen in einer eigenen „New-Joiner-Community“ sinnvoll sein.

4. Nachbereitung & Evaluation des Onboardings

Nach dem Onboarding ist vor dem nächsten: Jeder Prozess im Unternehmen sollte regelmäßig auf den Prüfstand – das gilt auch fürs Remote Onboarding. Bereite nach der mehrmonatigen Einarbeitungsphase eine kleine Befragung vor, in der Du den neuen Mitarbeiter um seine Meinung bittest:

• Wie hat er die Einarbeitung aus dem Home Office wahrgenommen?
• Was war die größte Herausforderung?
• Fühlt er sich richtig an Bord geholt?
• Welche Verbesserungsvorschläge hat er?

Werte die Antworten aus und nutze diese Erkenntnisse, um die Onboarding Experience für künftige neue Mitarbeiter noch besser zu machen. Zudem kannst Du durch das Feedback die Rollen innerhalb des Einarbeitungsteams noch präziser definieren. Nicht zuletzt gibst Du dem neuen Mitarbeiter durch das Einholen seines Feedbacks das Gefühl, die Abläufe im Unternehmen aktiv mitgestalten zu können.

Für Unternehmen gibt es zahlreiche digitale Lösungen, die den gesamten Prozess des Remote Onboarding strukturieren und einzelne Bestandteile deutlich erleichtern. Je nach Unternehmensgröße und Bedarf sind hier unterschiedliche Tools sinnvoll.

Onboarding Software und Apps

Einige Anbieter aus dem E-Learning- und Personalsoftware-Bereich bieten spezielle Onboarding Software und Apps an, die die Teilnehmer planvoll durch die Einarbeitungsphase führt, Prozesse anstößt und diese überwacht. So lassen sich beispielsweise interaktive Lerninhalte und Kurse für die neuen Mitarbeiter erstellen, um das Unternehmen kennenzulernen. Diese arbeitet der Onboardee dann von daheim aus via App selbständig durch. Das erlernte Wissen kann dann in Form unterschiedlicher Tests abgefragt werden. Damit kann der Onboarding-Prozess effizienter organisiert werden.

Allerdings bedeutet die Erstellung der einzelnen Inhalte und die Abbildung des kompletten Prozesses je nach Programm viel zeitlichen und personellen Aufwand. Auch ist der Preis für eine Software-Lösung für kleine Unternehmen und Start-ups möglicherweise zu hoch. Eine Onboarding Software lohnt meist erst dann, wenn genügend Mitarbeiter in einer bestimmten Zeit neu eingestellt werden.

Wichtig: Da viele Beteiligte in die verschiedenen Workflows bei der Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters eingebunden sind, sollte die Software-Lösung intuitiv bedienbar sein, um die Akzeptanz zu erhöhen.

Kommunikationsplattformen

Um die unternehmensinterne Kommunikation in der verteilten Arbeitsumgebung von Anfang an zu fördern, sind digitale Kommunikationsplattformen, die einen unkomplizierten und schnellen Austausch mit den Kollegen ermöglichen, ein Muss. Zeitgleiche Kommunikation mit dem gesamten Team durch Social Software wie zum Beispiel Slack zahlt auf das Gemeinschaftsgefühl ein und macht die räumliche Distanz vergessen. Videokonferenzen stellen das zentrale Medium für virtuelle Gespräche mit den Kollegen im Home Office dar. Unsere Expertin Sophia Walter empfiehlt die Nutzung von Tools wie Microsoft Teams oder Zoom. „Toll ist bei diesen Tools auch die Möglichkeit, den Bildschirm zu teilen. So kann der Neueinsteiger Erklärungen genau nachvollziehen.“

Tipp: Lege genau fest, welche Tools für welche Aufgaben zu nutzen sind.