So vermeidest Du Überstunden: 7 Tipps

Du arbeitest mehr Stunden pro Woche, als tariflich oder vertraglich festgehalten ist? Dann leistest Du Überstunden. Doch aufgepasst, denn laut Arbeitsgesetz gilt auch Arbeitszeit, die über acht Stunden pro Tag hinausgeht, als Überstunden. Da diese Zeit jedoch innerhalb der Wochenarbeitszeit ausgeglichen werden kann, spricht man hier von Mehrarbeit.

Sind Überstunden ein notwendiges Übel der Arbeitswelt? Nein, denn Arbeitnehmer und Arbeitgeber sollten Überstunden vermeiden. Der Arbeitgeber kann sie laut Arbeitszeitgesetz nur explizit anordnen, wenn sich das Unternehmen in einer Krisensituation befindet oder besonderer betrieblicher Bedarf besteht. Im Arbeits- oder Tarifvertrag können jedoch abweichende Vereinbarungen zu Überstunden festgelegt werden.

Einen Rechtsgrundsatz für das Abgelten von Überstunden gibt es übrigens nicht. Ob und wie Überstunden bezahlt oder mit Freizeit ausgeglichen werden können, ist in der Regel in den jeweiligen Arbeits- oder Tarifverträgen festgeschrieben.

Gegen Überstunden spricht nicht nur, dass sie eventuell nicht bezahlt werden, sondern auch ihre negativen Folgen für Dein Wohlbefinden. Der Arbeitszeitreport der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) 2016 kam zu dem Ergebnis, dass Menschen, die Überstunden leisten, vermehrt unter gesundheitlichen Beschwerden leiden. 

„Für Vollzeitbeschäftigte zeigt sich, dass längere Arbeitszeiten und mehr Überstunden mit häufigeren gesundheitlichen Beschwerden wie Schlafstörungen und Erschöpfung zusammenhängen. Darüber hinaus sind lange Arbeitszeiten oft mit einer schlechteren allgemeinen Gesundheit und einer geringeren Zufriedenheit mit der Work-Life-Balance verbunden.“

GIFT FÜR DIE PRODUKTIVITÄT

Aber nicht nur die Gesundheit leidet, sondern auch die Produktivität. Jon Pencavel von der Stanford University hat 2014 eine Analyse vorgelegt, die zu dem Ergebnis kam, dass ab einer Wochenarbeitszeit von mehr als 50 Stunden die Produktivität sinkt. Dass das Thema Arbeitszeit versus Produktivität immer kritischer gesehen wird, zeigen auch neue Arbeits-Trends, wie der 6-Stunden-Tag oder die 4-Tage-Woche. Hier lautet das Motto ganz klar: Kurz konzentriert arbeiten statt Überstunden.

KEINE ZEIT FÜR PAUSEN

Jetzt sollte man denken, dass bei Überstunden wenigstens Pausen eingelegt werden, doch die Erholungszeit scheint sogar während der Mehrarbeit zu kurz zu kommen. Denn laut dem Arbeitszeitreport der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) 2016 lassen 44 Prozent der untersuchten Arbeitnehmer bei einer Wochenarbeitszeit von über 48 Stunden regelmäßig die Pausen ausfallen. Bei einer Wochenarbeitszeit von über 60 Stunden verzichtet sogar jeder zweite auf die Erholungszeit. Mehr Druck und daraus folgende Überstunden führen dazu, dass sich Dauerstress einstellt. Warum es so wichtig ist, diesen zu bekämpfen, verraten wir Dir in unserem Interview mit Psychotherapeut Michael Waadt zum Thema Burnout verhindern.

Kaum Pausen, steigende Belastung und sinkende Produktivität – viel Gutes lässt sich nicht über Überstunden sagen. Natürlich kommt es bei den Überstunden auch immer darauf an, welche Arbeit Du leistest, ob die Überstunden nur temporär erfolgen und ob sie ausgeglichen werden können. Doch allgemein lässt sich sagen: Vermeide Überstunden – Deine Gesundheit und Deine Produktivität werden es Dir danken.

Idealerweise arbeitest Du in einem Unternehmen, das Wert darauf legt, Überstunden zu vermeiden. Doch nicht nur die Unternehmensleitung kann einiges dafür tun, dass Mehrarbeit verhindert wird, auch Du kannst Überstunden den Kampf ansagen. Wir haben sieben Tipps für Dich.

1. EAT A FROG

Überstunden müssen nicht immer mit fehlenden Kapazitäten und zu starker Auslastung zusammenhängen. Sie können auch Anzeichen von falscher Arbeitsweise sein. Neigst Du dazu unliebsame Aufgaben vor Dir herzuschieben und musst abends noch im Büro sitzen, weil die Deadline sich nicht weiter aufschieben lässt? Dann iss gleich morgens einen Frosch. Klingt merkwürdig, doch das amerikanische Sprichwort „Eat a Frog“ von Mark Twain trifft es auf den Punkt: Denn wenn Du morgens gleich als erstes einen Frosch isst, kannst Du frei durch den Tag gehen, denn Du hast das Schlimmste schon hinter Dir.

“Eat a live frog first thing in the morning and nothing worse will happen to you the rest of the day.” (Mark Twain)

Übersetzt bedeutet Eat a Frog, dass Du unliebsame Auflagen gleich am Anfang des Tages bearbeiten solltest. Nimm Dir dazu morgens etwas Zeit, mache eine To-Do-Liste für den Tag und sorge dafür, dass Du ungeliebte Aufgaben so schnell wie möglich abhaken kannst.

So hast Du nicht nur gleich am Anfang des Tages ein Erfolgserlebnis im Kampf gegen den inneren Schweinehund. Du verschwendest auch nicht Deine Energie, um den ganzen Tag über die aufgeschobenen Aufgaben nachzudenken.

Solltest Du jedoch feststellen, dass alle Deine Aufgaben einer Frosch-Mahlzeit gleichkommen, dann ist es eventuell Zeit für einen Jobwechsel.

2. ABLENKUNGEN VERMEIDEN

Acht Stunden pro Tag produktiv arbeiten? Ganz klar Wunschdenken statt Realität. Ob eine Studie aus Großbritannien, die besagt, dass Büroarbeiter am Tag nur zwei Stunden und 53 Minuten produktiv arbeiten oder eine Erhebung aus Österreich, die herausgefunden haben soll, dass ein Mitarbeiter nur 37 Minuten pro Stunde arbeitet – der produktive Achtstundentag ist ein Mythos. Das Dilemma: Stapeln sich Deine Aufgaben, sind Studien egal. Denn wenn Du rechtzeitig in den Feierabend gehen möchtest, musst Du Deine Produktivität verbessern. Oberstes Ziel: Ablenkungen vermeiden. Folgende Tools können Dir dabei helfen:

• Lege für Dich (idealerweise für alle Mitarbeiter in Deinem Team) eine Flow Time am Tag fest. In dieser Zeit werden keine Mails oder Chat-Nachrichten beantwortet oder Themen besprochen.
• Organisiere Deine E-Mails in einer klaren Ordner-Struktur und lege Zeiten fest, in denen Du Mails beantwortest. Das hilft Dir dabei, nicht so schnell aus dem Workflow zu kommen. In unserem Magazin findest Du noch mehr Tipps zum E-Mails organisieren.
• Verbessere Deine Geräuschkulisse. Gerade in Großraumbüros kann die Lärmkulisse belastend sein. Hier helfen Dir Noise-Cancelling-Kopfhörer und beruhigende Musik.
• Nutze Produktivitäts-Apps. Von Projekt- bis Zeitmanagement – es gibt eine Vielzahl an Apps, die Dir dabei helfen können, den Überblick zu bewahren und produktiv zu bleiben. In unserem Artikel zu Apps fürs Büro stellen wir Dir 15 praktische Apps für Dein Zeit- und Selbstmanagement vor.

3. NICHT IM DETAIL VERLIEREN

Der erste Entwurf für ein Projekt muss perfekt sein? Dieses Denken führt nur dazu, dass Du noch spätabends im Büro sitzt und aus Angst vor Fehlern Konzepte überarbeitest. Perfektionismus ist der Feind jedes frühen Feierabends. Mache Dir zuallererst bewusst, dass Kritik nichts Schlechtes ist und dass es besser ist, aus Fehlern zu lernen, als zu versuchen sie zeitintensiv und zwanghaft zu vermeiden. Folgende Punkte helfen Dir dabei, Dich nicht im Detail zu verlieren:

• Analysiere Deine Arbeitsschritte und lege fest, wann ein erster Entwurf ausreicht und wann es notwendig ist, mehr Zeit zu investieren.
• Erstelle Vorlagen für immer wiederkehrende Aufgaben, die Du so schneller abarbeiten kannst.
• Frage frühzeitig nach Feedback von Kollegen oder Kunden. So vermeidest Du, dass Du zu viel Zeit in eine Aufgabe steckst, die eventuell in die falsche Richtung läuft.

Orientieren kannst Du Dich auch am Pareto-Prinzip, das besagt, dass die ersten 80 Prozent einer Aufgabe mit einem Arbeitsaufwand von 20 Prozent erreicht werden könne, die letzten 20 Prozent dagegen 80 Prozent Arbeitsaufwand kosten.

4. AUFGABEN DELEGIEREN

Der beste Weg zu Überstunden: alle Aufgaben selbst erledigen. Besonders, wenn Du in einer Führungsposition arbeitest, ist es verlockend keine Projekte abzugeben. Denn Du kennst Dich doch am besten aus und es geht einfach schneller, als wenn es der Trainee macht. Falsch, denn zum guten Leiten gehört auch dazu, dass Du Aufgaben delegierst.

Worauf es beim Abgeben von Aufgaben ankommt, verraten wir Dir auch in unserem Interview mit Unternehmercoach Stefan Merath zum Thema erfolgreich Delegieren.

5. NEIN SAGEN

Auf Deinem Tisch stapeln sich die To-Do-Listen und trotzdem nickst Du freundlich, als Deine Kollegin Dich um Unterstützung bittet? So löblich es ist, Extra-Aufgaben anzunehmen oder Kollegen zu unterstützen – wer zu allem ja sagt, landet schnell in der Überstunden-Falle und das dauerhaft. Das beste Gegenmittel: Werde Dir bewusst, welche Aufgaben Priorität haben und setze einen realistischen Zeitrahmen. Nimm Extra-Aufgaben erst dann an, wenn Du wichtige Aufgaben abgearbeitet hast.

Für die Einschätzung der Priorität kannst Du Dir folgende Fragen stellen:

• Gibt es eine dringende Deadline?
• Bringt die Aufgabe etwas für meine Karriere?
• Hat die Aufgabe potentiell große Auswirkungen für mein Unternehmen (z.B. im Umsatz oder bei der Neukundengewinnung)?

Für Extra-Aufgaben reicht eigentlich eine Frage aus: Ist bei der Aufgabe meine Expertise gefragt oder kann sie auch von jemand anderem übernommen werden? Kannst Du diese Frage mit Nein beantworten, dann überlege Dir genau, ob es Wert ist, hier Überstunden zu investieren.

6. ENDZEIT FESTLEGEN

In den wenigsten Jobs kommt es vor, dass gegen Ende des Tages wirklich keine offenen Aufgaben mehr anstehen. Dabei ist es verlockend ein paar To-Dos doch noch vor dem nächsten Tag abzuhaken. Dieses Verhalten kann jedoch leicht dazu führen, dass Du jeden Abend noch die paar ganz kleinen Aufgaben erledigst – auf Überstunden. Um das zu vermeiden, hilft es, wenn Du Dir für den Abend Pläne machst, ob Sport, Kino oder Freunde treffen. So wirst Du gezwungen, rechtzeitig das Büro zu verlassen.

7. DIE EIGENEN GRENZEN DEFINIEREN

Überstunden ganz klar ablehnen – das traut sich kaum einer. Doch es ist wichtig, dass Du Deine Grenzen festlegst und auch gegenüber Deinem Vorgesetzten kommunizierst. Das kann sogar schon beim Bewerbungsverfahren anfangen, wo die Art der Überstundenregelung festgelegt wird. Aber auch bei einem bestehenden Arbeitsverhältnis sollte es im Interesse Deines Arbeitsgebers liegen, dass Überstunden selten geleistet werden müssen. Sollten Überstunden schon ein Problem darstellen, gibt es die folgenden Lösungen:

• Lege in Absprache mit Deinem Vorgesetzten Überstundentage fest, an denen Du länger bleiben kannst. So signalisierst Du Deinem Chef, dass Du im Notfall Überstunden leisten kannst und bereit dazu bist, aber legst gleichzeitig fest, wann Familie, Freunde oder Freizeit vorgehen.
• Analysiere Dein Aufgabengebiet. Liegt der Grund von anfallenden Überstunden darin, dass zu viel Arbeit anfällt, die anderweitig verteilt werden kann? Dann suche das Gespräch mit Deinem Vorgesetzten und schlage Lösungen vor, wie die Umverteilung bestimmter Aufgaben oder Neueinstellungen.
• Führt wirklich gar nichts an Überstunden vorbei, dann kannst Du auch anbieten, sie im Home-Office abzuarbeiten. So kannst Du sie flexibler einteilen und bist trotz Mehrarbeit früher bei Partner oder Familie.

Du hast Überstunden den Kampf angesagt? Dabei helfen Dir nicht nur unsere Tipps, sondern auch folgende Magazin-Artikel für weniger Stress im Job:

• Work smarter, not harder: 7 Tipps für die stressfreie Steigerung Deiner Arbeitseffizienz
• Arbeiten nach dem Biorhythmus – egal ob Lerche oder Eule!
• So hältst Du Dich fit im Büro: Schnelle und einfache Übungen für den Arbeitsplatz
• Die besten Tipps gegen Leistungstiefs: Mit diesen Wachmachern überwindest Du die Müdigkeit!
• 12 Wege, die Work-Life-Balance zu verbessern

Sollten Deine Überstunden überhandnehmen, könnte es auch Zeit für einen neuen Job sein. In unserer Jobbörse findest Du bestimmt einen passenden Job, der Dich fordert und gleichzeitig gut für Dich und Deine Work-Life-Balance ist.

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