Zielvereinbarungen formulieren: hilfreiche Tipps & Beispiele

Zielvereinbarungen sind ein wertvolles Tool für Unternehmen, um Erfolge voranzutreiben. Aber auch für Mitarbeiter bieten sie wertvolle Gelegenheiten, um sich im eigenen Job zu verwirklichen und neue Potenziale für die eigene Karriereplanung zu erschließen. Damit sie gelingen und echte Mehrwerte schaffen können, gilt es jedoch einige Punkte zu beachten. Um Dir die besten Tipps und Regeln für Zielvereinbarungen zu bieten, haben wir Stefan Scheidhauer, unseren Senior Director und Mitglied der Geschäftsleitung, zum Thema befragt.

AVANTGARDE Experts: Warum sind Zielvereinbarungen für Unternehmen und Mitarbeiter wichtig?

Stefan Scheidhauer: Zielvereinbarungen dienen der Unternehmenssteuerung. Es handelt sich dabei um eine gezielte Führungstechnik, bei welcher Führungskräfte und Mitarbeiter fokussiert auf ein zuvor gemeinsam definiertes Ziel hinarbeiten. Diese definierten Ziele dienen einerseits dem Unternehmen sowie seiner Erfolgsstrategie und andererseits verfolgen sie den Zweck der Personalentwicklung. Denn mit Zielvereinbarungen lassen sich nicht nur Leistungen von Mitarbeitern auswerten, sondern auch die Motivation steigern, sofern die Zielvereinbarungen passend ausgewählt sind.

AVANTGARDE Experts: Inwiefern unterscheiden sich Unternehmen, die Zielvereinbarungen nutzen, von solchen, die es nicht tun?

Stefan Scheidhauer: Unternehmen, die Zielvereinbarungen nutzen, kommunizieren klarer nach innen und außen. Denn klare Ziele sorgen für Transparenz und Verbindlichkeit. Wenn sie entsprechend aufbereitet sind, lassen sie sich auch messen. Gerade im Vertrieb bei der Kundengewinnung finden sie deshalb besonders häufig Anwendung.

AVANTGARDE Experts: Gibt es auch Szenarien oder Situationen, in denen man Zielvereinbarungen nicht nutzen sollte?

Stefan Scheidhauer: Ja, die gibt es. Denn nicht jeder Mitarbeiter braucht zwingend eine individuelle Zielvereinbarung. Das hängt sehr stark von der Art des Jobs ab. Als Beispiel: Es würde mir sehr schwer fallen mit der Sicherheitsfachkraft quantifizierbare individuelle Jahresziele zu finden. Weiterhin werden sie dann nutzlos, wenn sie falsch eingesetzt werden. Hier sollte also zwischen einer Zielvereinbarung und einer Leistungsbeurteilung unterschieden werden. Letzteres ist für jeden Mitarbeiter wichtig, um zum Beispiel Stärken und Schwächen zu erkennen. Diese Leistungsbeurteilung sollte mindestens einmal im Jahr in einem Einzelgespräch mit den jeweiligen Vorgesetzen stattfinden.

AVANTGARDE Experts: Wer sollte am Zielvereinbarungsprozess oder -gespräch beteiligt sein?

Stefan Scheidhauer: Zwingend sollte natürlich der jeweilige Mitarbeiter beteiligt sein und dessen direkte Führungskraft. In manchen Fällen kann auch der Vorgesetzte der direkten Führungskraft hinzukommen, zum Beispiel, wenn für die Zielerreichung Ressourcen notwendig sind, deren Genehmigung außerhalb der Entscheidungsbefugnis der direkten Führungskraft liegt.

AVANTGARDE Experts: Welche Mitarbeiter sollten Zielvereinbarungen finden und wer nicht?

Stefan Scheidhauer: Soweit es Sinn macht, sollte jeder Mitarbeiter Zielvereinbarungen finden. Trotzdem gibt es auch Jobs, bei denen es schwierig ist, die Ziele quantifizierbar zu gestalten. Etwa Jobs, bei denen grundsätzlich kein Fehler unterlaufen sollte, wie bei der oben erwähnten Sicherheitsfachkraft. In solchen Fällen muss nicht zwanghaft eine Zielvereinbarung gefunden werden.

AVANTGARDE Experts: Wie viele Zielvorhaben sollte man vereinbaren?

Stefan Scheidhauer: Grundsätzlich gilt: so wenige wie möglich und so viele wie nötig. Zudem ist es empfehlenswerter, größere und ambitionierte Ziele zu vereinbaren und hierbei mehrere Zwischenziele zu stecken, als viele kleine Ziele zu definieren. Denn so arbeitet man gesamtheitlich an einem größeren Projekt, wohingegen die Arbeit an vielen kleineren Zielen grundsätzlich zerstreuter ist und man so nicht so tief in die jeweilige Materie vordringen kann. Trotzdem muss das immer von Fall zu Fall entschieden werden.

AVANTGARDE Experts: Wie wähle ich den richtigen Zeitraum für Zielvereinbarungen?

Stefan Scheidhauer: Jahresziele sind sinnvoll, wenn innerhalb des Jahres regelmäßige Zielkontrollen und -updates stattfinden. Auch sollten dann unterjährige Zwischenziele und Maßnahmen zur Zielerreichung vereinbart werden. Der Mitarbeiter muss regelmäßig über seinen Stand informiert werden, damit er weiß, ob er „auf Ziel“ oder „unter Ziel“ liegt.

AVANTGARDE Experts: Was sollte man tun, wenn ein Mitarbeiter „unter Ziel“ ist?

Stefan Scheidhauer: Wenn die Zielerreichung gefährdet ist, muss die Führungskraft frühzeitig intervenieren und mit dem Mitarbeiter gemeinsam

1. analysieren: Warum ist die Zielerreichung gefährdet?
2. Maßnahmen entwickeln: Durch welche Maßnahmen kann das Ziel doch noch erreicht werden?

AVANTGARDE Experts: Wie finde ich die richtigen Zielvereinbarungen für mich oder meinen Mitarbeiter?

Stefan Scheidhauer: Die grundsätzliche Richtung der Zielvereinbarung muss das Unternehmen vorgeben, etwa durch kommunizierte Unternehmensziele, die Unternehmensstrategie, Karrierepläne oder Ähnliches.

Danach kommt es aber natürlich auch auf den Willen, das Potenzial und die Zukunftsvorstellungen des Mitarbeiters an. Denn der Mitarbeiter muss seine Zielvereinbarung/-en akzeptieren, damit sie wirklich wirksam sein können. Deshalb sollten Unternehmen und Mitarbeiter Zielvereinbarungen möglichst im Dialog entwickeln.

AVANTGARDE Experts: Welche Rolle nehmen Führungskräfte beim Definieren von Zielvereinbarungen ein?

Stefan Scheidhauer: Für Ziele zu sorgen, die Zielerreichung zu kontrollieren und gegebenenfalls nachzusteuern, ist unter der Fülle an Führungsaufgaben die wichtigste. Eine Qualität guter Führungskräfte ist, dass sie sich der Bedeutsamkeit von Zielvereinbarungen für Unternehmen und Mitarbeiter bewusst sind und sich für die Formulierung und das Finden von Zielvereinbarungen ausreichend Zeit nehmen. Eine Führungskraft hat innerhalb der Rahmenbedingungen, die das Unternehmen vorgibt, gewisse Spielräume. Zum Beispiel kann eine Führungskraft, die das Potential ihrer Mitarbeiter kennt, mit besonderen Potentialträgern ambitioniertere Ziele vereinbaren. Wichtig ist, dass Mitarbeiter gefordert, aber nicht überfordert werden.

AVANTGARDE Experts: Welche formalen Rahmenbedingungen muss man einhalten, wenn man Zielvereinbarungen definieren und formulieren will?

Stefan Scheidhauer: Es gibt verschiedene Formalitäten, die man einhalten sollte, um Zielvereinbarungen sinnvoll zu gestalten:

• Ziele müssen schriftlich festgehalten werden, nur so sind sie verbindlich.
• Auf Managementseite muss für das Finden und die Formulierung von Zielen ausreichend Zeit eingeplant werden.
• Wenn die Zielvereinbarung an einen Bonus geknüpft ist, muss hier auch eine von beiden Seiten unterschriebene Version in der Personalabteilung hinterlegt sein.

AVANTGARDE Experts: Worauf kommt es bei der Formulierung der Zielvereinbarungen an?

Stefan Scheidhauer: Wenn man Ziele definiert, ist ein entscheidendes Kriterium die objektive Messbarkeit. Denn schließlich muss man sachlich auswerten können, ob und wie ein Mitarbeiter ein Ziel erfüllt hat. Diese Feststellung sollte nie allein auf subjektiven Wahrnehmungen beruhen.

Die SMART-Formel ist eine sehr hilfreiche Methode, um Zielvereinbarungen zu definieren, weil sich mit ihr sicherstellen lässt, dass die festgelegten Ziele tatsächlich quantifizierbar sind. „SMART“ steht dabei für

• spezifisch,
• messbar,
• attraktiv (erreichbar),
• realistisch und
• terminiert (mit einem definierten Zeithorizont).

Wichtig ist zudem, dass die Zielvereinbarungen als zukünftiger Zustand formuliert sind. So klingen sie wie ein tatsächlicher Fakt und nicht nur wie ein einfacher Wunsch und nehmen die Zielerreichung auf gewisse Art vorweg.

AVANTGARDE Experts: Wie würden sinnvoll formulierte Zielvereinbarungen zum Beispiel lauten?

Stefan Scheidhauer: Sehr spezifische und messbare Zielvereinbarungen lauten beispielsweise wie folgt:

• Am 31.12.2019 werde ich mindestens drei englischsprachige Bewerbungen verschickt haben.
• Am 30.06.2020 werde ich die Zertifizierung für Design Thinking erhalten.
• Am 31.12.2020 bin ich Abteilungsleiter bei AVANTGARDE Experts.

Der Vorteil bei all diesen Formulierungen ist, dass ich zum jeweils definierten Zeitpunkt ganz klar feststellen kann, ob ich mein Ziel erreicht habe oder nicht. So kann ich meine Zielerfüllung optimal nachvollziehen.

AVANTGARDE Experts: Was wären dagegen Negativbeispiele?

Stefan Scheidhauer: Das wären zum Beispiel die folgenden:

• Ich werde mich in diesem Jahr bei englischsprachigen Unternehmen bewerben.
• Ich mache nächstes Jahr eine Zertifizierung für Design Thinking.
• Ich werde Abteilungsleiter bei AVANTGARDE Experts.

Anders als die Beispiele oben sind diese Formulierungen zu vage und ungenau. Wann genau soll das Ziel erfüllt sein? Wie genau sieht das Ziel aus? Was gehört dazu? All das können wir diesen Formulierungen nicht entnehmen. Deshalb sind sie als Zielvereinbarungen ungeeignet.

AVANTGARDE Experts: Was gilt es bei der Umsetzung der Zielvereinbarungen zu beachten?

Stefan Scheidhauer: Auf jeden Fall sollten Unternehmen und Mitarbeiter regelmäßig überprüfen, wie die Zielerreichung voranschreitet. Dazu gehört auch, konkrete Maßnahmen zu vereinbaren, die zur Erreichung der Ziele getroffen werden müssen. Sind beispielsweise zusätzliche Ressourcen in Form von Weiterbildung, Budget, Zeit oder Ähnlichem erforderlich, muss das natürlich auch besprochen werden. Dazu gehört dann auch, die entsprechenden Ressourcen bereitzustellen oder aber die Zielvereinbarungen anzupassen.

AVANTGARDE Experts: In welchem Rahmen kann das erfolgen? Sind Feedbackgespräche sinnvolle Formate dafür?

Stefan Scheidhauer: Ja, regelmäßige Feedbackgespräche sind zwingend nötig. Gegebenenfalls ändern sich auch Rahmenbedingungen, so dass Ziele nicht mehr erreichbar werden. Das kann zum Beispiel bei einer Beförderung der Fall sein. Oder Ziele werden frühzeitig erreicht, dann sollten neue Ziele gefunden werden.

AVANTGARDE Experts: Ist es sinnvoll, zusätzliche Anreize zu schaffen, um die Motivation zu steigern?

Stefan Scheidhauer: Das kommt darauf an. Im Vertrieb sind Umsatzziele und deren Erreichung meist an einen Bonus oder eine Umsatzbeteiligung gebunden. Trotzdem müssen Ziele an sich, also ohne zusätzliche Anreize attraktiv sein, damit Mitarbeiter sie akzeptieren und verfolgen. Deren Erreichung kann auch gerne mit einem Bonus oder einer Belohnung verbunden werden. Zwingend notwendig ist das aber nicht immer.

Wir bedanken uns herzlich bei Stefan Scheidhauer für die hilfreichen Tipps und Einsichten zum Thema Zielvereinbarungen!

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