Work smarter, not harder

Laut der vielzitierten Studie des Büros Kaizen beträgt in Deutschland der Arbeitszeitverlust durch ineffiziente Arbeitsorganisation einen ganzen Arbeitstag pro Woche. Das bedeutet, dass in deutschen Unternehmen etwa 20 Prozent der Arbeitszeit verschwendet werden aufgrund zu komplizierter Prozesse, umständlichen Vorgehens oder schlechten Zeitmanagements. Darüber hinaus hat die Studie auch gezeigt, dass durchschnittlich sechs Überstunden pro Woche gemacht werden.

Damit Du Deine Arbeitszeit besser nutzen und bei weniger Aufwand die gleichen oder sogar mehr Leistungen erbringen kannst, haben wir im Folgenden sieben Tipps für Dich zusammengestellt.

VORAB: EFFEKTIV ODER EFFIZIENT ARBEITEN?

Die Begriffe Effizienz und Effektivität werden häufig verwechselt und synonym verwendet. Jedoch besteht ein wichtiger Unterschied zwischen ihnen, der zeigt, dass ihre Bedeutungen grundverschieden sind.

• Effektivität fragt nach dem Ergebnis eines Prozesses. Von Interesse ist in diesem Fall, ob das Ergebnis überzeugt, unabhängig vom Entstehungsprozess. Allein der Effekt als Ergebnis (Effekt-ivität) zählt hier. Als Leitfrage gilt: Erziele ich die richtigen Ergebnisse? Die Antwort ließe sich mit einem einfachen „ja“ oder „nein“ beantworten.
• Der Begriff Effizienz fragt darüber hinaus, wie ein Ergebnis erreicht wird, also nach der Vorgehensweise: Hierbei gelten ein möglichst niedriger Aufwand bei einem größtmöglichen Ergebnis als optimal. Die Leitfrage für Effizienz ist: Wie erziele ich die richtigen Ergebnisse? Eine Antwort auf die Frage nach der Effizienz einer Methode fällt wesentlich komplexer aus, da sie sich nicht einfach mit „ja“ oder „nein“ beantworten lässt, sondern nach einer Beschreibung des Prozesses verlangt. Möchte man von Deutschland nach Italien reisen, ist es effektiv zu Fuß zu gehen. Effizienter ist es hingegen zu fliegen, da man so Zeit spart.

Willst Du also Deine Arbeitsabläufe verbessern, geht das nur, wenn Du auch Deine Effizienz steigerst.

Effizienz am Arbeitsplatz ist möglicherweise ein wichtigeres Thema, als Du vermutest: Denn eine Studie der Universität Stanford aus dem Jahr 2014 hat gezeigt, dass zu lange Arbeitszeiten zu Unproduktivität, Fehlern, Unfällen, Ermüdung und sogar Krankheit führen können. Kürzere, aber effizienter genutzte Arbeitszeiten können dem entgegenwirken und sich positiv auf Wohlbefinden, Motivation und Zufriedenheit auswirken. Daher hat sich im englischen Sprachraum die Devise etabliert „Work smarter, not harder“ (dt.: „arbeite schlauer, nicht härter“).

Bevor Du Dich dazu entscheidest, Deinen Arbeitsalltag effizienter zu gestalten, solltest Du Dir bewusst machen, dass effizienteres Arbeiten aus der Kombination von intelligenter Planung und zielgerichtetem Aufwand resultiert. Unsere sieben Tipps zeigen Dir, wie Du Deinen Arbeitsalltag sinnvoller planen und strategisch klug vorgehen kannst, um Deine Zufriedenheit im Job und die persönliche Work-Life-Balance zu verbessern.

1. FIRST THING’S FIRST: MIT MONOTASKING DEN FOKUS AUF DAS WICHTIGSTE RICHTEN

Der Mythos vom Multitasking hat sich lange hartnäckig behauptet. Doch mittlerweile belegen Studien: Multitasking ist für eine gute Arbeitseffizienz kontraproduktiv. Der Grund: Mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen geht einher mit zahlreichen Unterbrechungen, die erfordern, dass Dein Gehirn sich jedes Mal neu orientieren muss, sobald sich die Aufgabe ändert. Das bewirkt wiederum eine enorme Zeitverzögerung, welche sich negativ auf Deine Effizienz auswirkt.

Um unnötiges Switchen zwischen verschiedenen Aufgaben zu vermeiden, lautet das Zauberwort Monotasking. Mit dem Fokus auf eine Aufgabe kannst Du konzentrierter arbeiten, kommst schneller voran und sparst so jede Menge Zeit, die sich andernfalls in Form von Überstunden bemerkbar macht. Um auch bei einer Fülle an Aufgaben erfolgreiches Monotasking zu ermöglichen, gibt es einige Richtlinien, die Dir helfen, trotz scheinbar endloser To-Dos den Überblick zu bewahren und sinnvoll vorzugehen:

• Besonders wichtige Aufgaben solltest Du unmittelbar erledigen und versuchen, Dir hierfür ein Zeitfenster zu schaffen, in welchem Du auch von Kollegen nicht gestört wirst.
• Beginne direkt morgens damit, Deine wichtigste Aufgabe zu erledigen.
• Schaue während dieser Zeit auch nicht in Dein E-Mail-Postfach: Sinnvoll ist es, das Beantworten von E-Mails und Admin-Aufgaben beispielsweise auf den Nachmittag zu verlegen, wenn Du möglicherweise ohnehin ein Energietief hast oder Dir etwas mehr Zeit zur Verfügung steht, um Dich kleineren und weniger anspruchsvolleren Aufgaben zu widmen.

Wie Du E-Mails effizient bearbeitest, erfährt Du auch in unserem Beitrag zu „Mails organisieren“.

2. DIE EISENHOWER-MATRIX

Um besonders gut und schnell voranzukommen, gilt die Arbeit mit der Eisenhower-Matrix als sehr zielführend. Es handelt sich hierbei um eine Methode, welche im Zeitmanagement eingesetzt wird und Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit ordnet. Zwar legt der Name nahe, dass sie auf den ehemaligen US-amerikanischen Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurückzuführen ist, der sie als General und Präsident selbst angewendet haben soll, allerdings gibt es hierfür keine Beweise.

Die Matrix selbst ist als Tabelle mit vier Quadranten zu verstehen. Die zwei leitenden Prinzipien sind Wichtigkeit und Dringlichkeit. Je nachdem, wie Deine aktuelle Aufgabe einzustufen ist, ermittelst Du mit der Matrix, wie Du bei einer Aufgabe am besten vorgehst:

Muss eine Aufgabe schnell erledigt werden, Du weißt jedoch, dass Du es zeitlich nicht schaffst, kannst Du beispielsweise einen Kollegen darum bitten, sie zu übernehmen. Bevor Du jedoch beginnst mit der Matrix zu arbeiten, solltest Du in jedem Fall für Dich selbst vorab die Begriffe „wichtig“ und „dringend“ definieren und Dir im Klaren darüber sein, weshalb Du sie als solche verstehst.

Ist Dein Ziel beispielsweise eine Beförderung, solltest Du Dir vorab gut überlegen, welche Projekte und deren Durchführung durch Dich dafür relevant sein könnten. Vor diesem Hintergrund könnte es beispielsweise kontraproduktiv sein, eine bestimmte Aufgabe zu delegieren. Handelt es sich hingegen um eine Aufgabe, deren Erfüllung für Deine Ziele nicht grundlegend von Bedeutung ist, kann es im Gegenteil sinnvoll sein, sie zu delegieren.

Was Du beim Delegieren von Aufgaben beachten solltest, verrät Dir unser Beitrag "Aufgaben delegieren: Ein Unternehmercoach verrät, worauf es ankommt“.

3. ROUTINE SCHAFFEN: STRUKTUR DURCH PAUSEN & INTERVALLE

Was verbindet Elon Musk mit Victor Hugo, Pablo Picasso und Stephen King? Man könnte meinen nichts, allerdings sind alle vier Verfechter des Arbeitens nach bestimmten Routinen.

Elon Musks typischer Tagesablauf sieht laut Wrike folgendermaßen aus:

• 7:00 – Aufstehen, Kaffee kochen und den Kopf in Arbeit stecken

• 10:00 – Morgendliche Telefongespräche

• 10:45 – Meeting mit dem Engineering-Team

• 12:30 – Durchführung weiterer geplanter Meetings

• 13:00 – Mittagessen während der Meetings

• 13:30 – Arbeiten, einschließlich eines täglichen Rundgangs in der SpaceX Werkshalle

• 19:00 – Interviews und Veranstaltungen

• 1:00 – Zu Bett gehen

Zwar enthält Musks Tagesablauf einige Aspekte, die nicht unbedingt empfehlenswert sind (beispielsweise die Kombination von Mittagessen und Meetings oder auch der kurze nächtliche Schlaf); allerdings veranschaulicht dieses Schema, wie genau Musk seinen Tag zeitlich strukturiert. Dabei fällt auch auf, dass er seine Aufgaben nicht strikt festlegt, sondern sich für jedes Aufgabengebiet ein bestimmtes Zeitintervall setzt, in dem er den Fokus auf ein bestimmtes Themengebiet richtet.

Wer morgens etwa Schwierigkeiten hat, sich auf die Arbeit einzustellen, kann Körper und Geist mit einem bestimmten Vorgehen darauf einstimmen: Dabei reichen die Möglichkeiten von einer zehnminütigen Sichtung der Fachpresse über das Kochen des allmorgendlichen Kaffees bis hin zum Checken des E-Mail-Posteingangs.

Verschiedene Studien haben zudem gezeigt, dass das menschliche Gehirn am effizientesten arbeitet, wenn es in Intervallen von 90 Minuten arbeitet und danach feste Pausen eingeplant werden. Die Stundenpläne an Schulen und Universitäten folgen diesen Richtlinien beispielsweise, um bei Schülern und Studenten möglichst effizientes Lernen zu ermöglichen. Sich an diese Zeitfenster zu halten und anschließend Pausen einzubauen, ermöglicht dem Gehirn, sich regelmäßig zu erholen. Damit arbeitet es nachhaltiger und erbringt in der Summe bessere Ergebnisse.

4. POWER DURCH PAUSEN

Bei einem vollen Schreibtisch und einer Vielzahl an Meetings scheint die Zeit davonzulaufen, während die Aufgaben sich nur vermehren. Hierbei kommt es nicht selten vor, dass Pausen vernachlässigt oder einfach gestrichen werden, um das Arbeitspensum noch bewältigen zu können. Dennoch sollten Pausen unbedingt gemacht und eingehalten werden. Denn durch gezielte und getaktete Unterbrechungen bei der Arbeit kann der Körper sich regelmäßig regenerieren und neue Energie für die anstehenden Herausforderungen aufbringen.

Indem Du Pausen ausfallen lässt, arbeitest Du mehr oder weniger gegen Dein eigenes Wohlbefinden am Arbeitsplatz und schadest Deiner Gesundheit. Pausen zu machen und sie einzuhalten ist demnach unverzichtbar, ganz gleich welchen Beruf Du ausübst.

Wem es schwer fällt auf die Zeit zu achten, kann sich beispielsweise einen Wecker einrichten. Eine sinnvollere Möglichkeit ist es, Pausen mit festen Ritualen zu verbinden: Beispielsweise kannst Du eine Pause am Tag als Obstpause festlegen und täglich in Deinen Tagesablauf einplanen. Oder aber Du gehst immer um 14:00 Uhr an die frische Luft und drehst eine kurze Runde um den Büroblock. Je nach zeitlichen Gegebenheiten und Vorlieben kannst Du dabei selbst entscheiden, was Deinem Energielevel gut tut und wann es an der Zeit ist durchzuatmen.

Grundsätzlich hängt die Länge der Pause von Deiner Leistung und dem Energieverbrauch ab. Als Richtwert kannst Du mit folgenden Empfehlungen arbeiten, welche der Erholungsforscher Gerhard Blasche von der medizinischen Universität Wien gibt:

• Bei relativ leichter geistiger oder körperlicher Arbeit sollten Deine Pausen fünf bis zehn Minuten andauern.
• Bei schwerer geistiger oder körperlicher Arbeit sind zehn Minuten meist zu kurz, daher solltest Du in solchen Fällen je nach Situation auf Deinen Körper hören und gegebenenfalls längere Pausen einplanen.
• Am späten Nachmittag können Deine Pausen länger sein als am Morgen, da Dein Körper und Geist bereits einiges geleistet haben und Erholung notwendiger ist als am Morgen.

Die wichtigste Grundlage dafür ist jedoch, diese Intervalle und Pausen ernst zu nehmen. Dazu gehört beispielsweise auch, die Mittagspause nicht wegen zu viel Arbeit ausfallen zu lassen. Mit der Pause zu warten, bis Du bereits vollkommen ausgepowert bist, ist dabei kontraproduktiv und sorgt für nachhaltige Energietiefs.

5. ORGANISATIONSCHAOS VERMEIDEN: TO-DO-LISTE 2.0

To-Do-Listen können großartige Hilfestellungen sein – solange sie auch übersichtlich sind. Denn wer zu viele Punkte auf seiner Liste führt und dabei den Überblick verliert, stiftet Verwirrung anstatt alles im Griff zu haben. Um sinnvoll mit einer To-Do-Liste arbeiten zu können und sie gezielt für die eigene Produktivität und Effizienz zu nutzen, helfen Dir folgende Regeln weiter:

• Erstelle Dir zum Beginn der Woche eine Sammlung mit allen wichtigen Aufgaben, welche Du in der Woche bearbeiten oder beenden möchtest. So hast Du einen ersten Überblick über alle relevanten Aufgaben, die für Dich anfallen.
• Brich größere Aufgaben in kleinere herunter: So kennst Du alle relevanten Schritte für die Erfüllung einer größeren Aufgabe. Zudem bist Du angesichts noch ausstehender Schritte motivierter, sobald Du siehst, was Du bereits erledigt hast und abhaken kannst.
• Beschränke Deine tägliche To-Do-Liste auf ein realistisches Arbeitspensum und passe sie Deiner Energie und der zur Verfügung stehenden Zeit an. Je nach Umfang der Aufgaben und Arbeitsschritte sollten zwischen 3 (größere Tasks) und maximal 8 (kleinere Arbeitsschritte) darauf gelistet sein.
• Nummeriere die Punkte Deiner To-Do-Liste so, wie sie für Deine Aufgabenstellung ein sinnvolles Vorgehen ergeben. Hilfreich kann es auch sein, hinter jedem Punkt in Klammern die vorgesehene Arbeitszeit hinzuzufügen und während der Aufgabe auf diese zu achten.
• Sobald Du einen Punkt erledigt hast, hake ihn ab und überprüfe, wie es mit der Zeit steht.

6. GRUNDLAGENCHECK: GO WITH THE FLOW

Eine wichtige Grundlage, um Deine Arbeitseffizienz zu steigern, ist die Flow-Theorie: Der Psychologe Mihály Csíkszentmihályi hat herausgefunden, dass Zufriedenheit auch im Arbeitsleben eine wichtige Rolle spielt. Seine Leitfrage war, wann Menschen in besonderem Maße glücklich sind und herausragende Leistungen erbringen.

Um dieser Frage nachzugehen, führte er mit seinem Team eine umfassende Studie durch, bei welcher er zahlreiche Teilnehmer einbezog: Neben Künstlern, Sportlern und Wissenschaftlern wurden unter anderem auch CEOs befragt, beispielsweise Anita Roddick, die Gründerin und langjährige Geschäftsführerin von THE BODY SHOP, oder auch Ibuka Masaru, der Mitbegründer von SONY.

Bei allen Teilnehmern zeigte sich, dass unabhängig vom Tätigkeitsfeld für die Frage nach besonders erfolgreichen Leistungen immer wieder der Begriff „Flow“ (dt.: „Fließen“) auftauchte. Gemeint ist damit ein Bereich, in welchem das Verhältnis zwischen Herausforderung und Kompetenzen stimmt; also eine Art Zone, in welcher man besonders gut vorankommt, weil man sich weder überfordert noch unterfordert fühlt, man also „im Flow ist“ und besonders fokussiert arbeiten kann:

• Bist Du beispielsweise für Deine Aufgaben überqualifiziert, stellt sich angesichts der Unterforderung schnell Langeweile ein, Deine Aufmerksamkeit schwindet und Du bist mit geringerem Bewusstsein bei der Sache.
• Sind wiederum die Herausforderungen im Job zu groß und Du hast das Gefühl, ihnen nicht gewachsen zu sein, wirkt sich das belastend auf Deine Arbeit aus. Du bist möglicherweise besorgt und angespannt, Dein Körper reagiert auf die enorm erhöhte Aufmerksamkeit mit Erschöpfung, sobald die Anspannung nachlässt. Solltest Du Dich im Job überfordert fühlen, Dir jedoch nicht sicher sein, ob es sich um eine gesunde Art der Überforderung handelt, findest Du in unserem Artikel „Gesunde Überforderung und Glück am Arbeitsplatz“ mehr Informationen.

Um dauerhaft effizient arbeiten zu können, ist es demnach wichtig, dass Du Deinen Flow Channel findest: den Bereich, in welchem die Herausforderungen Deines Jobs und Deine Kompetenzen und Fähigkeiten in einem ausgeglichenen Verhältnis zueinanderstehen.

Falls Du jedoch merken solltest, dass Du Dich konstant über- oder unterfordert fühlen solltest, könnte es Zeit für einen Jobwechsel sein. In der AVANTGARDE Experts-Jobbörse findest Du aktuelle Jobangebote.

7. MEETINGS IM STEHEN

Eine Methode, die beispielsweise längst im Militär üblich ist und sich mittlerweile auch in den Führungsetagen großer Konzerne etabliert hat, ist Meetings im Stehen abzuhalten.

Bereits 1999 hat Allen Bluedorn mit seinen Kollegen an der Universität Missouri eine Studie durchgeführt, bei welcher 555 BWL-Studenten in Gruppen von fünf Personen folgende Fragestellung diskutieren sollten: „Sie sind auf dem Mond gelandet und haben keinen Kontakt zur Erde. Bitte sortieren Sie die Liste der folgenden 15 Gegenstände in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit für Ihr Überleben." Die eine Hälfte diskutierte im Stehen, wohingegen die andere sich im Sitzen austauschte. Vorab hatten NASA-Experten die Gegenstände bewertet, sodass die Diskussionsergebnisse der 111 Gruppen mit einem professionellen Urteil abgeglichen werden konnten. Dabei zeigte sich:

• Die stehenden Gruppen benötigten im Durchschnitt 34% weniger Zeit als die sitzenden Gruppen
• Zwischen den Ergebnissen der sitzenden und stehenden Gruppen konnten keine signifikanten Unterschiede bezüglich der Ergebnisse festgestellt werden.

Deutlich wird dabei, dass Meetings im Stehen eine enorme Zeitersparnis bewirken. Die Methode Deinem Vorgesetzten oder Deinen Kollegen vorzuschlagen, ist also in jedem Fall einen Versuch wert!

Mit diesen Tipps stehen Dir Möglichkeiten zur Verfügung Deinen Arbeitsalltag effizienter zu gestalten und für mehr Zufriedenheit und Motivation in Deinem Job zu sorgen. Um effizienter im Büro zu werden, kann es auch helfen, wenn Du nach Deinem Biorhythmus arbeitest – wie das geht, erfährst Du in unserem Magazin. AVANTGARDE Experts wünscht Dir viel Erfolg bei der effizienten Umsetzung!

Bildnachweis: Titelbild: gettyimages/gustavofrazao, Bild 1:gettyimages/marrio31, Bild 2: gettyimages/PeopleImages, Bild 3 und 4: (Grafiken): AVANTGARDE Experts.